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我是一名基層秘書(shū)工作者，在公文處理中常遇到以下問(wèn)題：

在印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文時(shí)，對(duì)正文和附件區(qū)分不清。如，某文件標(biāo)題為《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×××文的通知》，正文中將“×××文”作為附件標(biāo)注編排。又如，將多個(gè)部門(mén)、單位就某一事情已發(fā)的會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告，作為文件的附件再次印發(fā)，造成本級(jí)文件重復(fù)發(fā)文。 

在行文前，不能準(zhǔn)確擬定主送機(jī)關(guān)。如，黨委授權(quán)辦公室向下行文時(shí)，主送機(jī)關(guān)擬定為“市委各部委辦局，各縣（市、區(qū)）委辦公室”。又如，某單位在內(nèi)部行文時(shí)，將主送機(jī)關(guān)擬定為“各直屬單位，本單位各科室”。

怎樣做才準(zhǔn)確規(guī)范？懇請(qǐng)給予解答。

 秋楓

這位基層秘書(shū)工作者提出的問(wèn)題具有很強(qiáng)的針對(duì)性，主要涉及附件和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)公文格式要素使用不規(guī)范的情況，帶有一定的普遍性。這里，以解答來(lái)信問(wèn)題為例，談?wù)剛€(gè)人學(xué)習(xí)和研究中的一些體會(huì)。

關(guān)于附件

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，附件是公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料；正文是公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。

從上述規(guī)定可以看出，附件和正文有著嚴(yán)格的界限。實(shí)踐中，我們需要重點(diǎn)把握以下幾點(diǎn)：

一是分清正文和附件。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文時(shí)，需要使用通知文種。印發(fā)類(lèi)通知主要用于印發(fā)本機(jī)關(guān)擬制的、不能單獨(dú)行文的公文；轉(zhuǎn)發(fā)類(lèi)通知主要用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；批轉(zhuǎn)類(lèi)通知主要用于上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文。

由此可見(jiàn)，所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件與印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知共同組成一份公文，應(yīng)該作為主件而不是附件。

在正文中已經(jīng)寫(xiě)明報(bào)送、上報(bào)等內(nèi)容的文件，且已在標(biāo)題中說(shuō)明，無(wú)需作附件標(biāo)注。比如《×××廳關(guān)于報(bào)送2015年工作總結(jié)的報(bào)告》，不能將2015年工作總結(jié)作為附件。

二是規(guī)范標(biāo)注附件說(shuō)明。附件說(shuō)明是公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。

在具體操作中，會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范標(biāo)注的情況。如某縣黨委發(fā)文時(shí)，在附件說(shuō)明處標(biāo)注“附件隨后”“附件3份”“附件列后”等，還有的文件在公文正文中寫(xiě)有“（附件附后）”，這些都是不規(guī)范的。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）規(guī)定，如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.×××××”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)首字對(duì)齊。

三是著力減少發(fā)文、轉(zhuǎn)變文風(fēng)。精簡(jiǎn)文件，不但要嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，也要嚴(yán)格控制文件篇幅。因此，在審核公文時(shí)，要注意文件篇幅過(guò)長(zhǎng)、重復(fù)發(fā)文等現(xiàn)象，恪守把關(guān)之責(zé)，敢于提出審核意見(jiàn)。

讀者來(lái)信中提到，“將已發(fā)的專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告，作為文件的附件再次印發(fā)”。筆者認(rèn)為，為了精簡(jiǎn)文件，同時(shí)也便于收文單位更好地理解、貫徹文件，對(duì)已發(fā)文件，如有必要，可以在文件中適當(dāng)引用強(qiáng)調(diào)，重申要求，不要再作為附件一印了之。

關(guān)于主送機(jī)關(guān)

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。

向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，原則上主送一個(gè)機(jī)關(guān)。向下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，主送需要貫徹執(zhí)行、辦理公文和應(yīng)當(dāng)知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)。普發(fā)性公文的主送機(jī)關(guān)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性，一般不能隨意變動(dòng)。

要準(zhǔn)確把握和標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，需要注意以下幾方面：

一是選準(zhǔn)主送對(duì)象。主送機(jī)關(guān)的確定，離不開(kāi)行文關(guān)系。區(qū)分領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)關(guān)系、管理關(guān)系、協(xié)作關(guān)系等之后，才能根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文的方向，然后再定向什么機(jī)關(guān)、單位主送。

比如，黨委、政府的部門(mén)在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門(mén)行文，也可以依據(jù)職權(quán)相互行文。前者是指導(dǎo)關(guān)系，可以向其發(fā)文部署工作任務(wù)，后者就是不相隸屬關(guān)系，可以相互發(fā)布、傳達(dá)要求周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。

再如，受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，只能主送一個(gè)，視情況可抄送另外一個(gè)，不能同時(shí)主送兩個(gè)。

二是規(guī)范名稱(chēng)表述。主送機(jī)關(guān)常見(jiàn)的標(biāo)注形式有：

全稱(chēng)。如“XX省人民政府”，就是全稱(chēng)。只要主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)不是很長(zhǎng)，一般采用全稱(chēng)。

規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。比如，XX省工業(yè)和信息化委員會(huì)，規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)是“XX省工業(yè)和信息化委”或“省工業(yè)和信息化委”，而不是“XX省工信委”或“省工信委”。

統(tǒng)稱(chēng)。即同級(jí)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)概括性的總稱(chēng)，一般用于下行文。工作中，較常見(jiàn)的是主送給同一級(jí)的各單位，如，各省（自治區(qū)、直轄市）黨委，中央各部委等。

主送機(jī)關(guān)的順序一般按照重要程度排列。我們一般按照先外后內(nèi)、黨政軍群的順序排列，通常是同類(lèi)型機(jī)關(guān)內(nèi)同級(jí)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔，不同類(lèi)型機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔。

讀者來(lái)信中所指的辦公室經(jīng)黨委授權(quán)向下級(jí)行文，建議改為“各縣（市、區(qū)）黨委，市委各部委，市直機(jī)關(guān)各單位黨組，各人民團(tuán)體黨組”。

來(lái)信中所指的單位內(nèi)部行文問(wèn)題，主送機(jī)關(guān)可以規(guī)范為“機(jī)關(guān)各科室，各直屬單位”，做到分類(lèi)明晰、使用一致即可。

三是掌握特殊情況。有的無(wú)須標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。一些文種，比如，決議、命令（令）、公告、通告、公報(bào)、紀(jì)要，通常是不需要標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的，決定、意見(jiàn)可以標(biāo)也可以不標(biāo)（黨的機(jī)關(guān)公文一般不標(biāo)）。有些無(wú)主送機(jī)關(guān)的公文，一般要確定印發(fā)傳達(dá)范圍，比如，公開(kāi)發(fā)布、發(fā)至縣級(jí)等。

有的主送機(jī)關(guān)標(biāo)注較靈活，比如，有的公文發(fā)至特定范圍或部分單位，可以只標(biāo)注需要受文的機(jī)關(guān)、單位。只主送一個(gè)或者幾個(gè)單位的，應(yīng)將單位名稱(chēng)一一列出。主送部分同類(lèi)同級(jí)單位的，比如，市委有關(guān)部委、市直機(jī)關(guān)有關(guān)單位等，要在附件標(biāo)出具體單位，或是提供受文單位名單。

有的主送機(jī)關(guān)較多。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）規(guī)定，主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)的上一行，之間不加分割線。

（文章摘自《秘書(shū)工作》 作者：張敬華）

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