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1.先統(tǒng)攬全局，后斟詞酌句。修改文章要統(tǒng)觀全局，從全篇著眼，從大處著手。開始修改時，不要急于逐字逐句去斟酌，而應(yīng)該從大的方面，如領(lǐng)導(dǎo)意圖、主題思想、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、上級指示等方面去考慮，看是否符合上級領(lǐng)導(dǎo)意圖，主題是否突出，觀點是否正確，依據(jù)是否充分，結(jié)構(gòu)是否嚴謹，措施是否可行等。然后再考慮局部問題，如用字、用詞、用語是否簡明、準確，語言是否流暢，標點符號是否規(guī)范，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、數(shù)字書寫是否符合要求，以及遣詞造句、文字潤色等。

2.增刪改調(diào)，各得其所。增就是增補，把缺少的，不足的進行補充增加，凡是觀點不明確，材料不具體，以及遺漏的字、詞、句、段都補充、增加進去。刪就是把繁雜多余的抹去、刪掉，凡是與表達觀點無關(guān)的材料，無關(guān)的字、詞、句、段都要毫不吝惜地刪去。改就是把錯的、不正確、不準確的改對、改準，凡是內(nèi)容不正確，材料不準確，格式不恰當，安排不合適，以及錯別字，不通、不好的句子，誤用的標點符號，都要把它改對、改正、改好。調(diào)就是把次序、位置不當?shù)募右哉{(diào)動、整理，凡是語句次序不當，段落層次安排不合適的，都要進行調(diào)整，做到各有其位，各得其所。

3.逐級把關(guān)，各負其責(zé)。公文修改不同于一般文章修改，在寫作過程中有法定的程序，有法定的核稿、審定的負責(zé)人。通常情況下，要經(jīng)過四個環(huán)節(jié):一是起草者自己修改;二是本業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)修改;三是辦公室或文秘部門修改;四是領(lǐng)導(dǎo)修改。這四個環(huán)節(jié)都有修改把關(guān)的義務(wù)和責(zé)任，需要按各自的職責(zé)和能力認真修改。防止兩個傾向:一是認為反正有上級把關(guān)，在自己這一層次草率馬虎，過手了事。二是不顧上下關(guān)系，不了解實際情況，自作主張，亂改一氣。需要特別引起重視的是第一個傾向，大家都不認真，文稿一直送到最高層次，仍然是起草時初稿模樣，給領(lǐng)導(dǎo)添了不少具體改稿的瑣事。

4.質(zhì)量第一，寧缺勿濫。要堅持高標準，嚴要求，一絲不茍，認真斟酌，反復(fù)推敲。對寫的一般化的文稿，要下功夫修改。對問題較嚴重，如不能準確反映主題思想，結(jié)構(gòu)層次較亂，語言文字上毛病較多的文稿，一定要推倒重來，或重新組織人員起草。衡量一個文稿修改功夫下得夠不夠，不是看修改了多少遍，而要看主題是否鮮明，內(nèi)容是否準確，是否提出了一些新的觀點，對指導(dǎo)工作能否產(chǎn)生作用。