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情況說(shuō)明是一種工作中經(jīng)常用到的文體，當(dāng)單位或個(gè)人需要對(duì)某項(xiàng)工作或某一問(wèn)題、某一事件向公眾、有關(guān)部門或個(gè)人作出解釋說(shuō)明時(shí)，都會(huì)用到。

情況說(shuō)明有用于個(gè)人的，如公務(wù)員個(gè)人政審情況說(shuō)明、個(gè)人工作情況說(shuō)明、入黨個(gè)人情況說(shuō)明等。也有用于單位的，如甘肅省康縣衛(wèi)生局2月15日發(fā)出的《關(guān)于康縣呼吸道感染性疾病防控工作的情況說(shuō)明》、河南商丘市委宣傳部官方微博2月24日發(fā)出的《關(guān)于“河南商丘120急救車出現(xiàn)在海南三亞風(fēng)景區(qū)”一事的情況說(shuō)明》，都是相關(guān)單位就某一具體事件做出的說(shuō)明。

大多數(shù)情況說(shuō)明是對(duì)問(wèn)題、事件的解疑釋惑，介紹問(wèn)題、事件的來(lái)龍去脈，專業(yè)性不是很強(qiáng)。但也有部分情況說(shuō)明專業(yè)性很強(qiáng)，比如財(cái)務(wù)情況說(shuō)明、刑事案件和刑事訴訟中的情況說(shuō)明等。

情況說(shuō)明如果說(shuō)明得當(dāng)，可以及時(shí)解答疑惑，化解矛盾；如果說(shuō)明不當(dāng)，也可能會(huì)引發(fā)更多問(wèn)題。在現(xiàn)實(shí)生活中，因表述欠妥而“搶占”媒體頭條的情況說(shuō)明，屢屢出現(xiàn)，引發(fā)爭(zhēng)議。因此，情況說(shuō)明的寫(xiě)作，是一件必須要嚴(yán)謹(jǐn)、慎重對(duì)待的事情。

一、恰當(dāng)命題，一目了然

情況說(shuō)明的標(biāo)題，一般不用“情況說(shuō)明”這樣簡(jiǎn)單的幾個(gè)字，而是多采用“關(guān)于××的情況說(shuō)明”的格式，便于受眾能夠直接知曉說(shuō)明的事項(xiàng)，獲知必要的信息，并決定是否進(jìn)一步了解具體內(nèi)容。如《關(guān)于我國(guó)茶館行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作及相關(guān)機(jī)構(gòu)的情況說(shuō)明》《關(guān)于四川省國(guó)土資源廳財(cái)政撥款“三公”經(jīng)費(fèi)2013年決算的情況說(shuō)明》這樣的標(biāo)題，簡(jiǎn)單明白，受眾易于作出閱讀判斷，從而節(jié)省時(shí)間和精力，更加符合人們的閱讀習(xí)慣。

情況說(shuō)明的標(biāo)題也可以靈活多變，采用“關(guān)于××情況的說(shuō)明”“關(guān)于××情況的專項(xiàng)說(shuō)明”“關(guān)于××情況的公開(kāi)說(shuō)明”等。比如，《關(guān)于承諾履行情況的公開(kāi)說(shuō)明》《關(guān)于證券投資情況的專項(xiàng)說(shuō)明》等。

有時(shí)，還可以在標(biāo)題中加入單位名稱。比如，《博樂(lè)市人民政府關(guān)于富達(dá)市場(chǎng)拆遷有關(guān)情況的說(shuō)明》。

二、區(qū)分對(duì)象，準(zhǔn)確稱謂

情況說(shuō)明在有致送對(duì)象的情況下要寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)。比如，安徽省霍邱縣王截流鄉(xiāng)人民政府2014年11月20日向霍邱縣水務(wù)局報(bào)送的《關(guān)于王截流鄉(xiāng)王樓村水渠、大塘項(xiàng)目規(guī)劃的情況說(shuō)明》，其主送機(jī)關(guān)就寫(xiě)明了是“縣水務(wù)局”；某工程公司因拖欠工資造成部分農(nóng)民工圍堵市政府大門討薪，市政府要求該工程公司上報(bào)一份情況說(shuō)明，這份情況說(shuō)明也需要寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)是“××市人民政府”。

如果是向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的情況說(shuō)明，則可以直接采用稱呼語(yǔ)。比如，某位同志因公外出，但相關(guān)支出票據(jù)丟失造成無(wú)法報(bào)銷，需要向單位領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況，并請(qǐng)求予以審批報(bào)銷，此時(shí)的情況說(shuō)明可考慮寫(xiě)為“尊敬的局領(lǐng)導(dǎo)”等。

如果是面向公眾發(fā)出的情況說(shuō)明，則不需要寫(xiě)出稱謂。如，民政部2014年8月發(fā)出的《關(guān)于新式中華人民共和國(guó)殘疾軍人證的情況說(shuō)明》，因?yàn)槊嫦虻娜后w是公眾，所以并沒(méi)有主送機(jī)關(guān)或稱謂；前文提到的《關(guān)于“河南商丘120急救車出現(xiàn)在海南三亞風(fēng)景區(qū)”一事的情況說(shuō)明》及時(shí)回應(yīng)網(wǎng)絡(luò)輿情，其面向的是廣大網(wǎng)民，也沒(méi)有主送機(jī)關(guān)或稱謂。就某一事件向公眾作出的說(shuō)明，類似于情況通報(bào)。兩者在寫(xiě)法上有相似之處，但從傳播心理學(xué)的角度來(lái)看，情況通報(bào)代表一定的官方立場(chǎng)，具有權(quán)威性；情況說(shuō)明雖往往也由官方發(fā)出，但具有平等性、親和性，更易于接受。

三、介紹經(jīng)過(guò)，實(shí)事求是

在寫(xiě)作實(shí)踐中，除了財(cái)務(wù)情況說(shuō)明、刑事司法中的情況說(shuō)明等具有特殊要求外，多數(shù)情況說(shuō)明并無(wú)特殊的專業(yè)性要求。但一般情況下，都包括背景介紹、事實(shí)經(jīng)過(guò)、處理措施等幾項(xiàng)內(nèi)容。

（一）簡(jiǎn)明扼要說(shuō)明背景

介紹背景是為了讓有關(guān)部門、人員了解事情的前因，掌握更多背景資料，為順利閱讀后文、得出準(zhǔn)確判斷做鋪墊。這些背景必須和要說(shuō)明的事件密切相關(guān)，既要交代完備詳盡，又要避免喧賓奪主。

比如，鎮(zhèn)海區(qū)人民政府辦公室網(wǎng)絡(luò)發(fā)言人2012年10月24日發(fā)布的《關(guān)于鎮(zhèn)海煉化一體化項(xiàng)目有關(guān)情況的說(shuō)明》一文，簡(jiǎn)明扼要地交代了鎮(zhèn)海煉化一體化項(xiàng)目的年產(chǎn)量、工程概況、項(xiàng)目總投資、選址、占地等情況，指出項(xiàng)目的重要意義。同時(shí)，回應(yīng)群眾質(zhì)疑的環(huán)境污染問(wèn)題，有針對(duì)性地點(diǎn)明“煉化一體化項(xiàng)目按照環(huán)保部和省、市、區(qū)環(huán)保部門的要求，執(zhí)行最嚴(yán)格的排放標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)的清潔生產(chǎn)工藝和技術(shù)，對(duì)工藝產(chǎn)品方案和主體裝置組成進(jìn)行優(yōu)化，其中環(huán)?？偼度爰s36億元”，以便打消群眾顧慮，化解矛盾。

（二）尊重事實(shí)說(shuō)明經(jīng)過(guò)

詳述事情經(jīng)過(guò)是情況說(shuō)明必不可少的內(nèi)容，要如實(shí)地把事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人，以及事件起因、發(fā)展、結(jié)果等詳細(xì)寫(xiě)出。這部分內(nèi)容要求實(shí)事求是，尊重事情本來(lái)面貌，并突出主要問(wèn)題和主要矛盾。比如，本溪市衛(wèi)生局2013年4月17日發(fā)布的《關(guān)于本溪市中心醫(yī)院醫(yī)療糾紛情況說(shuō)明》，詳細(xì)寫(xiě)明了事情的整個(gè)過(guò)程：

患者張某，男，57歲，2013年4月8日19:06，患者因飲酒活動(dòng)后自覺(jué)心慌不適呼叫“120”急救，“120”救護(hù)車在接到指令后即刻出發(fā)。在接到患者后，患者及家屬拒絕現(xiàn)場(chǎng)診斷及檢查，要求住院治療，急救車醫(yī)生告知中心醫(yī)院循環(huán)內(nèi)科病房已滿床，當(dāng)晚無(wú)法再收治新患（近兩年來(lái)中心醫(yī)院內(nèi)科病房人滿為患，各病房實(shí)行報(bào)滿床制度，并要求“120”和急診在第一時(shí)間告知患者及家屬），可以到急診搶救室或留觀室診治，患者及家屬知情后仍選擇前往中心醫(yī)院，“120”救護(hù)車于19:35將患者送至中心醫(yī)院急診門診，患者到達(dá)急診門診后拒絕各項(xiàng)檢查，只是強(qiáng)調(diào)要住院治療且情緒激動(dòng)，急診醫(yī)生再次告知病房已無(wú)法收治新患，并建議患者到急診搶救室診治（有急診病志證明)，患者及家屬拒絕并自行離開(kāi)醫(yī)院(有監(jiān)控錄像證明）。當(dāng)晚20:07，患者出現(xiàn)意識(shí)不清，患者家屬再次呼叫“120”急救，“120”救護(hù)車于20:14到達(dá)患者家中進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)搶救，但終因患者病情危重?fù)尵葻o(wú)效死亡。

介紹事情經(jīng)過(guò)，對(duì)事件的關(guān)鍵環(huán)節(jié)不能遺漏、不能隨意添加、不能避重就輕、不能主次不分，更不能隨意更改事實(shí)、偽造虛假信息和情節(jié)。在用詞用語(yǔ)上要認(rèn)真推敲、細(xì)加斟酌，避免出現(xiàn)歧義、誤解，甚至引發(fā)更大爭(zhēng)議。

就一些工作進(jìn)行的情況說(shuō)明，只需要交代清楚具體內(nèi)容即可。比如，《關(guān)于新式中華人民共和國(guó)殘疾軍人證的情況說(shuō)明》就從“新式殘疾軍人證基本特征”“新式殘疾軍人證防偽標(biāo)識(shí)”“新式殘疾軍人證真?zhèn)舞b定”三個(gè)方面做了說(shuō)明。

（三）簡(jiǎn)潔明了說(shuō)明處置

針對(duì)一些事件的情況說(shuō)明，要明確寫(xiě)出處理措施、處理結(jié)果和現(xiàn)狀等。比如，睢縣網(wǎng)2015年2月26日發(fā)布的《網(wǎng)曝睢縣中醫(yī)院醫(yī)生被逼喝尿事件的情況說(shuō)明》一文，明確寫(xiě)出了處置措施：

2月21日15時(shí)，睢縣公安局接到報(bào)警后，立即組織警力趕到現(xiàn)場(chǎng)處置。事件發(fā)生后，當(dāng)?shù)攸h委、政府高度重視，及時(shí)慰問(wèn)、看望當(dāng)事醫(yī)生，并迅速成立了由多部門組成的事件調(diào)查組。

2月24日，公安機(jī)關(guān)根據(jù)查證事實(shí)，依法對(duì)涉嫌犯罪的軒某、許某以涉嫌聚眾擾亂社會(huì)秩序罪予以刑事拘留，軒某、許某、許某某被取保候?qū)?。另，涉案人員親屬已向當(dāng)事醫(yī)生賠情道歉。

同時(shí)，該文還回應(yīng)網(wǎng)民關(guān)注的焦點(diǎn)，點(diǎn)明“根據(jù)公安機(jī)關(guān)調(diào)查，經(jīng)當(dāng)事醫(yī)生證實(shí)，在整個(gè)事件中有一名死者家屬揚(yáng)言讓醫(yī)生喝尿，但并未發(fā)生醫(yī)生被逼喝尿的情節(jié)”。

此部分的寫(xiě)作，盡量言簡(jiǎn)意賅，避免花費(fèi)大量篇幅。2015年1月2日，某市道外區(qū)太古街727號(hào)一日雜品倉(cāng)庫(kù)發(fā)生火災(zāi)。次日，該市公安局官方微博發(fā)布情況說(shuō)明，全文共585個(gè)字，其中，表達(dá)“領(lǐng)導(dǎo)高度重視”的內(nèi)容占去258個(gè)字，將近一半，引來(lái)廣泛批評(píng)。此類現(xiàn)象時(shí)有所見(jiàn)，不僅無(wú)法起到消除公眾疑問(wèn)、說(shuō)明真相的作用，反而帶來(lái)了更大的負(fù)面影響。

四、妥善落款，凸顯權(quán)威

情況說(shuō)明的文后，均要有落款。落款既要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)，顯示權(quán)威性，也要注明時(shí)間，增強(qiáng)時(shí)效性。一般情況下，還需要加蓋公章，表明真實(shí)性。如果是個(gè)人作出的情況說(shuō)明，署名時(shí)可以采用親筆簽名。

在網(wǎng)絡(luò)輿論和新媒體日益活躍的今天，情況說(shuō)明使用范圍不斷擴(kuò)大，受到的關(guān)注程度也越來(lái)越高。它對(duì)于回應(yīng)輿論熱點(diǎn)和民眾關(guān)切、傳播正面信息、抵制謠言等具有積極意義，因此，撰寫(xiě)好情況說(shuō)明十分重要，各種機(jī)構(gòu)和單位的文秘人員均有必要掌握其寫(xiě)作方法和技巧。

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