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1．忌對(duì)公文格式的重要性認(rèn)識(shí)不足

公文作為治理國(guó)家、管理社會(huì)、進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的有效手段和重要工具，其效用彰明較著，是不言而喻的。一份公文在某種程度上，代表著制作機(jī)關(guān)的形象和水平。就某一機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位而言，它所形成的不規(guī)范公文，不僅有可能給工作造成不應(yīng)有的損失，且立卷歸檔以后乃至開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中還將繼續(xù)產(chǎn)生不良效應(yīng)而影響后人。

不規(guī)范公文在各個(gè)時(shí)期都有所反映。地（市）級(jí)以下機(jī)關(guān)、從中央到地方的一些主管部門以及諸多的企事業(yè)單位的公文，存在的問(wèn)題尤為嚴(yán)重。有針對(duì)性地矯正包括公文格式不規(guī)范在內(nèi)的公文病誤，促進(jìn)公文盡快實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，應(yīng)該是我們的一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。

按公文格式和行文規(guī)則撰寫公文，并不等于墨守成規(guī)。公文內(nèi)容固然重要，但公文格式也不容忽視。嚴(yán)格按規(guī)定的格式擬制公文，正是為了保證公文的完整性、正確性和有效性，并為公文處理工作提供便利。

2012年7月1日起與新《條例》配套實(shí)施的新《格式》）是黨政機(jī)關(guān)公文規(guī)范化的重要依據(jù)。它的實(shí)施，有利于提高各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公文質(zhì)量和推動(dòng)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。學(xué)習(xí)、貫徹好新《條例》和新《格式》，是公文實(shí)務(wù)工作者和公文研究工作者今后一個(gè)時(shí)期所面臨的主要任務(wù)。目前，筆者在網(wǎng)絡(luò)媒體看到，對(duì)新《格式》的宣傳還處于剛剛起步、尚不規(guī)范的階段，認(rèn)識(shí)模糊、解讀錯(cuò)誤的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，需從歷史性的統(tǒng)一、原則性的調(diào)整、細(xì)節(jié)性的修訂三個(gè)方面加深理解。

2．忌不明確公文格式基本要求

公文格式的基本要求，簡(jiǎn)言之是公文格式要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。規(guī)范，即約定俗成或明文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。所謂規(guī)范公文，就是從內(nèi)容到形式均符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的公文。具體來(lái)講，公文格式規(guī)范要求做到：要素齊全無(wú)贅疣，位置得當(dāng)無(wú)偏差，版式正確不混淆，首尾相符不矛盾。要深刻理解這些要求，須對(duì)本編闡釋的具體禁忌逐一把握。

3．忌上行文簽發(fā)人缺失

“簽發(fā)人”是上行文中的必備要素。根據(jù)前面關(guān)于文種的闡釋，上行文應(yīng)當(dāng)包括請(qǐng)示、報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性意見(jiàn)。

新《條例》規(guī)定：“上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名?！毙隆陡袷健芬?guī)定“簽發(fā)人由‘簽發(fā)人’三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成”。據(jù)此，凡上行文均應(yīng)按此規(guī)定辦理。

實(shí)際上，2000年《辦法》即已作了類似規(guī)定，然而很多公文未能認(rèn)真執(zhí)行。有的僅在請(qǐng)示公文中標(biāo)明，而在報(bào)告和上行性意見(jiàn)中未標(biāo)明。今后，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)避免此誤。

需要說(shuō)明的是，2000年《辦法》規(guī)定：“上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名?！毙隆稐l例》和新《格式》均只規(guī)定標(biāo)注簽發(fā)人姓名，而取消了會(huì)簽人的概念，不再區(qū)分“簽發(fā)人”，這顯然比原規(guī)定確切。

4．忌發(fā)文機(jī)關(guān)署名缺失

1996年《條例》規(guī)定了發(fā)文機(jī)關(guān)署名，2000年《辦法》未作規(guī)定。1999年《格式》曾規(guī)定：“單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間?！币虼?，實(shí)踐中往往執(zhí)行不一。新《條例》規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)署名“署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱”。新《格式》對(duì)無(wú)論單一機(jī)關(guān)行文還是聯(lián)合行文均規(guī)定標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名，改變了單一行政機(jī)關(guān)行文不署名的做法。今后，按此規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)署名不宜再省略。

5．忌印章缺失

印章代表著發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)力和職能，是行使職權(quán)的標(biāo)記，也是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證。有些公文只有發(fā)文機(jī)關(guān)署名而未加蓋印章，這既不嚴(yán)肅，又等于沒(méi)有法律效力。其中有的是以為套紅版頭的鉛印公文就可以省略印章，有的是因工作疏忽所致。另外，聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)不全蓋印章的做法是不符合規(guī)定的。

需要說(shuō)明的是，1996年《條例》曾規(guī)定：“除會(huì)議紀(jì)要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文均應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。”2000年《辦法》曾規(guī)定：“公文除‘會(huì)議紀(jì)要’和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。”新《條例》規(guī)定：“公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章?！毙隆陡袷健芬?guī)定“印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章”，并對(duì)單一機(jī)關(guān)行文和聯(lián)合行文加蓋印章具體事宜一一加以明確。新舊規(guī)定比較，主要區(qū)別是：原規(guī)定聯(lián)合上報(bào)的公文由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，新規(guī)定未作類似規(guī)定，說(shuō)明聯(lián)合上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)也都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

6．忌抄送機(jī)關(guān)不當(dāng)缺失

新《條例》將抄送機(jī)關(guān)釋義為“除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)”，規(guī)定抄送機(jī)關(guān)“使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱”。新《格式》作了具體規(guī)定，明確“‘抄送’二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱”（紀(jì)要格式宜將“抄送”二字改為“分送”）。

應(yīng)該抄送而未抄送的公文，主要有以下幾種：一是因特殊情況而越級(jí)呈報(bào)的上行文，未能抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)；二是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向某一上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，需要抄送而未能抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)；三是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，需要抄送而未能抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一上級(jí)機(jī)關(guān)；四是重要的下行文，未能抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)；五是公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，未能抄送所涉及的機(jī)關(guān)。

7．忌頁(yè)碼缺失

新《格式》將頁(yè)碼明確規(guī)定為公文格式要素之一。同時(shí)，將原規(guī)定“用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼”改為了“一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字”。根據(jù)新《格式》關(guān)于“公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼”的規(guī)定，此種情形不能算作頁(yè)碼殘缺。根據(jù)“公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排”的規(guī)定，附件不宜單獨(dú)編排頁(yè)碼，也不宜不編排頁(yè)碼。

8．忌信函格式中的紅色雙線不合規(guī)定

新《格式》規(guī)定：信函格式“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長(zhǎng)均為170mm，居中排布?！睂?/span>1999年《格式》中的“武文線”和“文武線”改成了“紅色雙線”，但基本精神未變。以往，曾有將信函格式中不同粗細(xì)的紅色雙線錯(cuò)成單粗線或雙細(xì)線的，應(yīng)當(dāng)糾正。

另外，應(yīng)注意信函格式中的紅色雙線與其他分隔線長(zhǎng)度上的區(qū)別。前者為170mm，后者與版心等寬即156mm。

9．忌上行文的發(fā)文字號(hào)居中排列

新《格式》規(guī)定：“上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行?！币酝?，有的上行文的發(fā)文字號(hào)習(xí)慣于居中排列。

10．忌版記不在偶數(shù)頁(yè)上

根據(jù)新《格式》關(guān)于“雙面印刷”和“首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合“的規(guī)定，版記務(wù)必置于偶數(shù)頁(yè)上。版記不在偶數(shù)頁(yè)上的公文是不規(guī)范的，今后行文一定要注意這一點(diǎn)。即使公文很短，首頁(yè)可以放下版記內(nèi)容，但由于公文是雙面印刷，版記也必須移至第二頁(yè)上，哪怕第二頁(yè)除了版記而沒(méi)有任何內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)如此。

11．忌在抄送欄中寫發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)姓名以及“存檔”字樣

在抄送欄中寫發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)姓名以及“存檔”字樣，在基層機(jī)關(guān)公文中比較多見(jiàn)。這樣做于法無(wú)據(jù)，也沒(méi)有必要。

12．忌在版記下面贅加“擬稿×××，打字×××，校對(duì)×××，印數(shù)×××”

在版記下面贅加“擬稿×××，打字×××，校對(duì)×××，印數(shù)×××”的情形，在基層機(jī)關(guān)公文中也比較多見(jiàn)。

有的單位表示，加的目的是為了明確責(zé)任。明確責(zé)任可采取別的辦法，而不必體現(xiàn)在公文格式上。有的公文著作在介紹公文格式時(shí)，將印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期處標(biāo)注為“×××××辦公室  共印×××份  2000年×月×日印發(fā)”，更顯得不倫不類。

13．忌不明確發(fā)文字號(hào)的結(jié)構(gòu)規(guī)范

發(fā)文字號(hào)和公文標(biāo)題一樣，也是公文的重要組成部分以及體現(xiàn)公文格式的主要標(biāo)志。要素殘缺和位置不當(dāng)?shù)?，僅僅反映了公文格式上的一些主要毛病。而公文寫作對(duì)發(fā)文字號(hào)本身又有具體規(guī)定和規(guī)范化要求。

在長(zhǎng)期的公文實(shí)踐中，發(fā)文字號(hào)變化多樣，至今紛繁復(fù)雜、五花八門，而在理論上的闡述也往往不盡一致。因此，很有必要對(duì)發(fā)文字號(hào)的結(jié)構(gòu)規(guī)范加以明確。

新《條例》再次明確規(guī)定，發(fā)文字號(hào)“由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成”。例如：“國(guó)辦發(fā)〔200×〕×號(hào)”，其中國(guó)辦“代表國(guó)務(wù)院辦公廳，屬機(jī)關(guān)代字；〔200×〕是年份；后面的×為順序號(hào)。省以下機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)，嚴(yán)格分析與之略有不同。一般來(lái)講，其機(jī)關(guān)代字的第一個(gè)字應(yīng)清楚地表明區(qū)域。如：“黑政發(fā)〔200×〕×號(hào)、內(nèi)政辦發(fā)〔200×〕×號(hào)，其中“黑”代表黑龍江省，“內(nèi)”代表內(nèi)蒙古自治區(qū)；“政”和“政辦”分別代表政府和政府辦公廳。合起來(lái)，是個(gè)完整的機(jī)關(guān)代字。所以，“黑”和“內(nèi)”可視為區(qū)域代字，也可視為機(jī)關(guān)代字的一部分。鑒于此，機(jī)關(guān)代字一般要兩個(gè)字以上。當(dāng)然也有一個(gè)字的，如：“中發(fā)〔200×〕×號(hào)”“國(guó)發(fā)〔200×〕×號(hào)”，其中“中”和“國(guó)”就分別代表中共中央、國(guó)務(wù)院?？偟膩?lái)講，發(fā)文機(jī)關(guān)代字中的字的多少要以簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、沒(méi)有歧義為原則。

機(jī)關(guān)代字和年份中間的“發(fā)”字，既代表發(fā)文的意思，又起著聯(lián)結(jié)詞的作用。一般多用“呈” “發(fā)”“函”三個(gè)字來(lái)聯(lián)結(jié)，分別代表上行文、下行文和平行文（有的用“函”聯(lián)結(jié)并不只代表平行文，而是代表信函格式）。一些較大機(jī)關(guān)的下行文，即使在同一時(shí)期也不一定專門使用一種發(fā)文字號(hào)。

在許多公文中，會(huì)看到用“字”聯(lián)結(jié)的情況。這多表現(xiàn)在發(fā)文數(shù)量較多的大機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門的公文中。對(duì)“發(fā)”和“字”的使用，目前尚無(wú)明確規(guī)定。從常用的基本的發(fā)文字號(hào)來(lái)看，比較規(guī)范的用法是：“發(fā)”一般在機(jī)關(guān)統(tǒng)發(fā)文中使用；“字”一般在機(jī)關(guān)的部門分類文中使用。

鑒于實(shí)踐中的復(fù)雜情況，—些非基本的發(fā)文字號(hào)是否規(guī)范，還有待于實(shí)踐檢驗(yàn)或由法定機(jī)關(guān)進(jìn)一步明確。

14．忌發(fā)文字號(hào)要素不全

發(fā)文字號(hào)要素不全，主要有以下幾種情形：一是缺少發(fā)文機(jī)關(guān)代字，如函字〔19××〕×號(hào)。二是缺少年份，如“×公交字第8 1號(hào)”“交字第402號(hào)”“建字第315號(hào)”“工計(jì)國(guó)字86號(hào)”“×字第××號(hào)”“×商院函字第12號(hào)”等，很明顯是不規(guī)范的。類似這種發(fā)文字號(hào)，不僅違反規(guī)定，而且不利于歸檔和利用。三是缺少機(jī)關(guān)代字和年份（即只有發(fā)文順序號(hào)），如“復(fù)字×號(hào)”。

命令（令）、公告等公文，發(fā)文字號(hào)多只有發(fā)文順序號(hào)，目前法規(guī)對(duì)此未加明確。其他公文發(fā)文字號(hào)既沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)代字，也沒(méi)有年份，應(yīng)視為不規(guī)范。