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函是《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的15個文種之一，是機關(guān)工作中十分常見、使用廣泛的文種。正確使用函的種類，精準表述函的內(nèi)容，恰當運用函的語言，對體現(xiàn)公文的嚴肅性，維護機關(guān)形象及權(quán)威，具有重要意義。

  正確理解函的概念

函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。按照行文方向劃分，函屬于平行文。但使用函這種平行文，并不意味著發(fā)函與收函單位級別完全對等。

對函的定義的理解，關(guān)鍵要把握“不相隸屬機關(guān)”這個概念。有兩種情況：一是發(fā)函和收函單位在同一系統(tǒng)內(nèi)，但不相隸屬，且級別相同，因沒有上下級關(guān)系，往來公文無法使用請示或報告等文種，通常會使用函；二是發(fā)函和收函單位不在一個系統(tǒng)，既沒有行政上的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也沒有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系，雙方級別也許有高低上下之分，單位性質(zhì)可能也各不相同，這種情況如有公文往來，一般也會使用函。

準確把握函的特點

函具有以下特點：

行文主體的靈活性。由于函適用于不相隸屬機關(guān)之間的公文往來，所以函對發(fā)文和收文機關(guān)的資格要求相對寬松靈活。黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位之間均可相互發(fā)函，不受其他公文種類所特有的嚴格行文關(guān)系的約束。

溝通雙方的平等性。平行文的要素使函具有發(fā)文、收文雙方身份平等的特點。即使雙方在級別上存在高低差異，但級別高的單位行文姿態(tài)和用語措辭也不能居高臨下，帶有命令性或強制性；同樣，級別低的單位無論發(fā)函還是復(fù)函，也無需措辭過于謙恭，只需恰當平等地溝通即可。

事項內(nèi)容的單一性。函的內(nèi)容必須是單一的，一函一事，具有非常明確的針對性。對某一事項或問題進行商洽、詢問或答復(fù)，目的是辦理具體事項，解決實際問題。如果一函多事，可能會出現(xiàn)某事可辦、其他事不可辦、某事先辦、其他事后辦等情況，造成工作無法繼續(xù)推進的局面。

分清、用對函的種類

函的分類，按主動與被動劃分，可分為兩類，即去函和復(fù)函。去函是指主動向?qū)Ψ絾挝话l(fā)出公函，復(fù)函則是對收文的回復(fù)。

如果按內(nèi)容再細分，去函可以分為：

商洽函。適用于單位之間的溝通協(xié)調(diào)、信息交流、資源共享、屬地配合等事項。如，用于聯(lián)系參觀、調(diào)研、考察或?qū)δ骋徽咭?guī)定征求意見建議等事項。

詢問函。適用于政策法規(guī)、工作進展、專項業(yè)務(wù)方面的咨詢和了解情況等事項。

申請函。適用于向主管部門或有關(guān)單位請求批準某事許可，如幫助解決資金、物資、設(shè)備，請求提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)或人力支援等事項。

告知函。適用于政策法規(guī)出臺及印發(fā)，單位機構(gòu)、職能、人員及辦公場所變更，舉辦會議活動等需要對方及時知曉的事項。

此外，還有邀請函、委托函等多種形式。

復(fù)函則主要有三種：

答復(fù)函。適用于針對來函提出的商洽、聯(lián)系、詢問、邀請、委托等事項，作出明確答復(fù)。

批準（同意）函。適用于針對來函提出的申請事項，回復(fù)是否批準（同意）。

意見函。適用于針對來函提出的申請、商洽、征求意見等事項，提出意見及建議。

分清、用對函的種類，才能在寫作過程中對內(nèi)容闡述、語言表達把握得更精準，從而提高行文的規(guī)范性，提升工作溝通效率和質(zhì)量。

清晰表達函的內(nèi)容

函講究開門見山，直陳其事，力求言簡意賅，避免空話套話。無論是去函還是復(fù)函，在內(nèi)容表達方面，擬寫時要把握幾個關(guān)鍵點：

寫清行文理由。開篇需簡明扼要地說明發(fā)函的緣由、目的或依據(jù)，把背景交代清楚，理由寫充分，既體現(xiàn)出發(fā)文的必要性，又有利于提高收文單位的重視程度，進而有助于相關(guān)工作的貫徹實施。

如圖。此函開頭將發(fā)函目的、緣由陳述得清晰明了，對于落實和推進此項工作具有積極作用。

如果是復(fù)函，則開頭先表示來文收悉，引用來文的標題、發(fā)文字號等，然后再根據(jù)復(fù)函內(nèi)容提供相關(guān)依據(jù)。

闡明辦理事項。這是全文的核心部分，也是寫作的重點。擬寫去函時，對于需要商洽、詢問、告知和請求批準的事項，闡述要清楚、具體、簡潔，若事項較多，可分條列項說明，確保條理清晰。

如圖。此函將具體內(nèi)容分項排列，條理清晰、文字簡潔，讓收函者一目了然，目標任務(wù)明確，不會因產(chǎn)生歧義和疑問導(dǎo)致工作延誤。

明確工作要求。批準同意或部署布置某項工作時，除了工作任務(wù)和具體事項要擬寫清楚外，需要強調(diào)工作的重要性、必要性、緊迫性等方面要求的，一定要明確提出，能提供指導(dǎo)意見的，要一并提出。

及時準確可靠。復(fù)函需要及時處理，迅速回復(fù)；擬寫復(fù)函時，要注意內(nèi)容的針對性，應(yīng)緊扣來函需求，需逐條回應(yīng)的要逐條答復(fù)；復(fù)函提供的信息要真實、準確、可靠。

寫好結(jié)尾用語。應(yīng)根據(jù)函的不同種類使用恰當?shù)慕Y(jié)尾用語。去函常用“請予支持為盼”“特此函告”“特此函商”“特此函詢”“盼復(fù)”“敬請函復(fù)”等；復(fù)函則常用“特此函復(fù)”“專此函復(fù)”“此復(fù)”等。 

恰當運用函的語言

“行文主體的靈活性”和“溝通雙方的平等性”決定了函的語言特點和語氣基調(diào)。

用語禮貌。函的用語通常較為禮貌、平和，比較注意分寸，講求客觀誠懇，通常用商洽的語氣，主要顯示彼此尊重。例如，經(jīng)常使用“貴單位”“懇請”“商請”“盼復(fù)”等尊敬謙遜的詞語。語氣不卑不亢，表述客觀公正，一般不使用命令性或恭維性的語言。

表述簡潔。函的行文通常比較簡短，語言也需簡潔明了。用精練的語言傳達準確的信息，避免冗長繁雜的表述。

措辭準確。函應(yīng)該使用規(guī)范的書面現(xiàn)代漢語，用語要反復(fù)斟酌，表達精準，避免使用語義模糊、似是而非的表述。

此外，函的格式相對比較固定，標題、文號、主送機關(guān)、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文時間及蓋章等公文格式在行文中要用對用準。

了解掌握函的寫法，在機關(guān)工作中寫好函、用好函，對準確傳達信息、維護公文往來雙方的合作關(guān)系至關(guān)重要，也為推動相關(guān)工作奠定基礎(chǔ)。

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