近年來，各地各部門按照中央有關(guān)規(guī)定和要求，認(rèn)真做好公文處理工作，公文質(zhì)量有了明顯提高。但我們在公文審核過程中，也時常發(fā)現(xiàn)一些這樣那樣的問題。歸納起來，主要集中在以下幾個方面：
一、公文格式不規(guī)范
公文格式是公文最基本的規(guī)范。對此，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2012 年下發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中，專門用一章的篇幅闡述了公文格式的相關(guān)要求；國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，對黨政機(jī)關(guān)公文格式作出了明確而具體的規(guī)定。但在實際工作中，仍存在著不規(guī)范的情況。
（一）與標(biāo)題有關(guān)的問題
1. 無標(biāo)題或標(biāo)題要素不全。按照規(guī)定，公文一般應(yīng)當(dāng)有標(biāo)題，且應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三個要素組成，如：《國家信訪局關(guān)于召開第七次全國信訪工作會議的請示》。其意義在于簡明扼要地說明公文的核心內(nèi)容，讓閱文者一目了然，不用看正文也能知道“誰來文”和“什么事”。但我們在核發(fā)文稿或收文辦理時經(jīng)常看到，有的公文沒有標(biāo)題，非得看完全文才知道行文單位的意圖；有的公文標(biāo)題沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；有的公文標(biāo)題中，事由概括不夠準(zhǔn)確、精練，讓人看了一頭霧水。
2. 標(biāo)題編排不美觀。按照規(guī)定，標(biāo)題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，呈梯形或菱形。但一些同志對這一規(guī)定把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致有的標(biāo)題僅與紅色分隔線下空一行，顯得十分局促；有的字?jǐn)?shù)較多的標(biāo)題不分行或分行不恰當(dāng)；有的回行時把一個詞拆開寫在了兩行，破壞了詞義的完整。
（二）與落款有關(guān)的問題
1. 不注意區(qū)分加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款在編排上的不同。按照國家標(biāo)準(zhǔn)，單一機(jī)關(guān)行文時，加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排；不加蓋印章的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空二字編排，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。在實際工作中，一些發(fā)文機(jī)關(guān)不注意這二者之間的區(qū)別，有的不加蓋印章的公文落款也按加蓋印章的公文落款標(biāo)準(zhǔn)編排，有的正好相反，將加蓋印章的公文落款按不加蓋印章的公文落款標(biāo)準(zhǔn)編排。
2. 落款與正文空隔不當(dāng)。常見的情況是：落款與正文空隔過大，少的空二三行，多的空五六行。應(yīng)當(dāng)留出多大空隔，應(yīng)視文種而定。具體規(guī)定是：加蓋印章的公文，印章頂端應(yīng)當(dāng)距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文，無論是單一機(jī)關(guān)行文還是聯(lián)合行文發(fā)文機(jī)關(guān)署名，第一個發(fā)文機(jī)關(guān)署名都標(biāo)注在正文（或附件說明）下空一行位置。
3.忘記加蓋印章。一般而言，除有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章外，公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。但有的可能是因為負(fù)責(zé)發(fā)文的同志粗心大意或是發(fā)文時間緊急，匆忙出手，忘了用印；或是沿用過去的做法，署了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱就不再加蓋印章。
（三）與附件有關(guān)的問題
經(jīng)常見到的錯誤是：
1. 附件說明編排不當(dāng)。如，附件說明編排在正文下一行或與正文之間空隔多行、附件說明編排在落款下空一行、附件說明頂格編排等。正確的編排要求，在正文下空一行并左空二字，編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。
2. 附件說明中，附件名稱沒有緊隨“附件：”之后書寫，而是另起一行。
3. 附件名稱較長需回行時，沒有與上一行附件名稱的首字對齊，而是頂格編排或是與附件順序號對齊。
4. 使用標(biāo)點(diǎn)符號不當(dāng)。有的未按照要求在附件順序號后面使用下腳點(diǎn)，而是使用頓號、逗號等；有的在附件名稱中使用書名號；有的在附件名稱后使用分號或句號。
5. 附件在文中的位置不當(dāng)。這種情況主要出現(xiàn)在有版記的公文中，錯將附件編排在版記之后，而一般情況下應(yīng)該在版記之前另面編排。
6. 附件標(biāo)記不規(guī)范。按照規(guī)定，“附件”二字及附件順序號應(yīng)該用三號黑體字，附件順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，不加標(biāo)點(diǎn)符號，如“附件1”，而且要頂格編排在版心左上角第一行。與之有關(guān)的錯誤五花八門，常見的有：“附件”二字的字體不正確，有的用楷體，有的用宋體，有的用仿宋體；有的附件順序號用漢字?jǐn)?shù)字；有的在“附件”二字后面加冒號等，如“附件一：”；有的“附件”二字雖然編排在版心左上角第一行，卻未頂格，而是左空二字。
（四）與字體字號有關(guān)的問題
1．沒有按照規(guī)范使用字體。一般情況下，公文標(biāo)題用二號小標(biāo)宋體字；正文用三號仿宋體字。正文中，第一層標(biāo)題用黑體字、第二層標(biāo)題用楷體字、第三層標(biāo)題用仿宋體字；正文中除中央領(lǐng)導(dǎo)同志批示內(nèi)容外，一般不使用黑體字。但在實際工作中，有些同志不注意遵守這些規(guī)范，有的在第一層標(biāo)題中用楷體，有的隨意將第二層和第三層的標(biāo)題加粗，或是將正文中一些重點(diǎn)內(nèi)容任意使用黑體字標(biāo)注。
2．在正文中甚至一個自然段中出現(xiàn)兩種字體混用，如方正仿宋和仿宋。這種情況多數(shù)是因一篇文稿的內(nèi)容由不同的電子文本剪貼而來造成的。
（五）格式方面的其他問題
1．文字沒有對齊。按照規(guī)定，每個自然段的句首應(yīng)左空兩個字，第一個字與上下行的第三個字對齊。但我們在核稿時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)沒有對齊的情況，出現(xiàn)最多的是左空僅一個字或一個半字。
2．附注編排位置不正確。公文中需要說明的其他事項，如公文的印發(fā)傳達(dá)范圍、使用時須注意的事項等，編排在成文日期下一行，左空二字用圓括號括入。而有的公文卻編排在附件的位置或抄送的位置上。
3．落款在無正文頁。在規(guī)范性公文中，落款不得落在無正文頁，也不得使“此頁無正文”的標(biāo)識，而要通過適當(dāng)調(diào)整行間距的方法來解決。
二、標(biāo)點(diǎn)符號用法不規(guī)范
標(biāo)點(diǎn)符號是輔助文字記錄的符號，是書面語的有機(jī)組成部分，用來表示停頓、語氣及詞語的性質(zhì)和作用?！稑?biāo)點(diǎn)符號用法（GB/T 15834-2011）》作了明確規(guī)定和詳細(xì)說明，便于人們正確掌握標(biāo)點(diǎn)符號的用法，以準(zhǔn)確表達(dá)文章、推動漢語書面語言的規(guī)范化。從核文情況看，在標(biāo)點(diǎn)符號用法上主要有以下幾個問題：
（一）沒有分清點(diǎn)號之間的層級關(guān)系，“亂了輩分”。點(diǎn)號的作用在于點(diǎn)斷，主要表示說話時的停頓和語氣。點(diǎn)號又分句末點(diǎn)號和句內(nèi)點(diǎn)號。句末點(diǎn)號用在句末，有句號、問號、嘆號3 種，表示句末的停頓和句子的語氣。句內(nèi)點(diǎn)號在句內(nèi)，有逗號、頓號、分號、冒號4種。常用點(diǎn)號的層級關(guān)系從低到高應(yīng)該是：頓號、逗號、分號、句號。從操作層面來解釋，就是要先用句內(nèi)點(diǎn)號，再用句末點(diǎn)號；先頓號，再逗號，然后是分號，最后才是句號。而我們看到有些文稿中，在分號與分號之間的句子里常出現(xiàn)句號，這是明顯的錯誤，因為分號是句內(nèi)點(diǎn)號，而句號是句末點(diǎn)號，不能混淆了它們之間的層級關(guān)系。
（二）沒有分清標(biāo)號之間的不同功能，“戴錯帽子”。標(biāo)號的作用是標(biāo)明，主要標(biāo)示某些成分（主要是詞語）的特定性質(zhì)和作用。在公文中，標(biāo)號使用錯誤最多的是書名號。按照規(guī)定，書名、篇名、報紙名（包括板塊、欄目名）、刊物名（包括欄目名），以及其他文化精神產(chǎn)品（如電影、戲劇、樂曲、舞蹈、攝影、繪畫、雕塑、工藝品、郵票、相聲、小品等）的題目可用書名號，非文化精神產(chǎn)品不能使用書名號，如：物質(zhì)產(chǎn)品、商品、商標(biāo)、課程、證件、單位、組織、獎項、活動、展覽、集會、稱號等。在實際工作中，許多同志對書名號的用法并不是很清楚，造成了書名號的濫用。如：“信息中心加大技術(shù)支持力度，建成《終結(jié)信訪事項數(shù)據(jù)庫》。”數(shù)據(jù)庫不具備文化精神產(chǎn)品的屬性，不能使用書名號，但為了強(qiáng)調(diào)，引起人們的注意，可以使用引號，即：“信息中心加大技術(shù)支持力度，建成‘終結(jié)信訪事項數(shù)據(jù)庫’?！?/span>
（三）不注意語意語境，“站錯位置”。主要是出現(xiàn)在句號的使用上。句號是用于陳述句末尾的停頓，但有些同志在一句話的內(nèi)容未表述完時用了句號。如：“我們認(rèn)真貫徹落實，嚴(yán)格按照《通知》要求，周密部署，扎實推進(jìn)。并以此為契機(jī)，進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)工作?！边@一段話中的“并”是一個關(guān)聯(lián)詞，說明一句話未講完，因此，在“并”字前，不能使用句號，而應(yīng)該使用逗號。再如：“為充分發(fā)揮職能作用，真正關(guān)心干部，尊重人才，努力使人盡其才、才盡其用，為各級干部才能的發(fā)揮提供廣闊的空間，創(chuàng)造必要的條件。根據(jù)《關(guān)于健全完善干部考核制度的意見（試行）》，就做好干部的日常管理，提高處級及以下干部平時考核質(zhì)量，制定本實施辦法?！逼湮闹械木涮栍梅ㄒ彩清e誤的，因為講到“創(chuàng)造必要條件”時，話未講完，還要往下說，所以應(yīng)該用逗號。
（四）不該標(biāo)注時標(biāo)注，“畫蛇添足”。這種情況多發(fā)生在附件中或標(biāo)題中。如：附件名稱使用書名號、分號或句號；在公文標(biāo)題中使用標(biāo)點(diǎn)符號，而按照規(guī)定公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號；在文中單列的第一層標(biāo)題后加句號；對一些并非具有特殊含義的詞語標(biāo)注引號等，都屬于此類情況。
（五）不按照規(guī)范標(biāo)注文號中的括號，“蒙混過關(guān)”。按照規(guī)定，文號中的括號應(yīng)該使用六角括號，如：“ 中發(fā)〔2007〕5 號”。一些同志或不清楚有關(guān)規(guī)定，或是為了圖省事，在書寫文號時，常常使用圓括號或方括號，如：“中發(fā)[2007]5 號”或“中發(fā)（2007）5 號”，這些都是錯誤的。
三、數(shù)字用法不規(guī)范
公文中的數(shù)字包括兩種，一種是阿拉伯?dāng)?shù)字，一種是漢字?jǐn)?shù)字。在公文中如何使用，視情況而定，大致可分為兩種情況：一種是“必須”的、“唯一”的選擇，如統(tǒng)計表中的數(shù)值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字，而定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字?jǐn)?shù)字。如：八國聯(lián)軍、五四運(yùn)動、二萬五千里長征、不管三七二十一、十七屆六中全會，等等。另一種是可以“變通”的選擇，如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數(shù)字等，目前體例大都無統(tǒng)一規(guī)定，可以靈活掌握。但有兩個可遵循的基本原則：一是凡可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且又很得體的地方，特別是當(dāng)所表示的數(shù)目比較精確時，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字；二是全篇體例應(yīng)當(dāng)一致。在公文中，數(shù)字使用不規(guī)范主要有以下幾種情況：
（一）時間的表述。原則上使用阿拉伯?dāng)?shù)字，且分為12 小時計時制的表述和24 小時計時制的表述，而有的同志則混用了，如：“上午8 時40 分”、“下午14 時30 分”。因為“上午幾時”或“下午幾時”是12 小時制的表述方式，而24 小時制的表述方式不用標(biāo)明上午或下午，直接寫“8時40分”、“14時30分”。此外，也可用另一種便捷表達(dá)方式，如：“08 ：40”、“14 ：30”。
（二）分?jǐn)?shù)和百分比的表述。對于規(guī)范格式公文，分?jǐn)?shù)和百分比的表述應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字的表述方法，如：“1/3”、“50%”，而不能使用漢字?jǐn)?shù)字的表述方法。但許多同志在擬稿時都使用了漢字?jǐn)?shù)字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。
（三）概數(shù)的表述。與分?jǐn)?shù)和百分比正好相反，概數(shù)的表述應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字，如：“二三米”、“一兩個小時”。但常常有同志使用阿拉伯?dāng)?shù)字，或在相鄰的兩個概數(shù)之間使用了頓號，如“2、3 米”、“1、2 個小時” 或“二、三米”、“一、兩個小時”。
（四）全文體例不一致。按照規(guī)定，如果遇到?jīng)]有嚴(yán)格規(guī)定的數(shù)字用法，應(yīng)遵循一個原則，就是要照顧到上下文，保持全文體例一致。但有的文稿卻沒有體現(xiàn)這個原則，如：“我局現(xiàn)有十二個司室，47 個處?！闭_的表述應(yīng)為“我局現(xiàn)有12 個司室，47 個處。”又如：同一個文號的文件，在前一個自然段中表述為“5 號文件”，后一個自然段卻表述為“五號文件”。
四、序次語不規(guī)范
序次語，是指標(biāo)示內(nèi)容先后次序的話語和數(shù)字。通常情況下序次語分兩大類，一類是漢語的表達(dá)方法，一類是漢字?jǐn)?shù)字加阿拉伯?dāng)?shù)字或拉丁字母的表達(dá)方法。
漢語的表達(dá)方法， 適用于層次和序次較少較簡單的情況。如： “第一， ?? ；第二，?? ；第三，?? ” ，“其一，?? ；其二，??；其三，?? ” ， “首先，?? ；其次，?? ；再次，?? ；最后， ?? ” ， “一是?? ；二是?? ； 三是?? ” ，“甲、 ?? ； 乙、 ?? ；丙、??”。這五套序次語是各自獨(dú)立的，使用時要嚴(yán)格區(qū)分，不可混用。采用前三套序次語常見錯誤有兩種：一種是序列混用。例如， “第一，?? ；其次，??”， “其一，??；第一， ?? ， 口／U，?? ；其次，??；第三，??”。另一種是“第” “其”字頭序次語，或“首先” “其次” “最后”等做序次語時，其后的標(biāo)點(diǎn)使用不當(dāng)，將序次語后的逗號誤用為頓號。
漢字?jǐn)?shù)字加阿拉伯?dāng)?shù)字的表達(dá)方法，適用于層次和序次較多的情況，但在使用中應(yīng)注意序次語的層次和標(biāo)點(diǎn)符號的標(biāo)法。即：第一層是帶有頓號的漢字?jǐn)?shù)字，第二層是帶括號的漢字?jǐn)?shù)字，第三層是帶下腳點(diǎn)的阿拉伯?dāng)?shù)字，第四層是帶括號的阿拉伯?dāng)?shù)字。如：
一、??
（一）??
1.??
（1）??
采用這種表達(dá)方法常見錯誤有兩種：一種是用不帶括號的阿拉伯?dāng)?shù)字做序次語時，其后用頓號。例如， “1、??”按照規(guī)定必須用下腳點(diǎn)。另一種是加括號的序次語后面加頓號或逗號。例如， “(一)、??”“ ( 1 ) 、 ?? ” 或“(一)，??” “(1)，??”等。按照規(guī)定，加括號的序次語后面不用任何點(diǎn)號。
不過，這是序次語的一般順序和用法，具體可根據(jù)文稿的具體情況選擇從某一層序次語開始，選定之后應(yīng)順著該序次語的層次向下標(biāo)示。使用較低層次的序次語之后不能再使用層次更高的序次語，但可以根據(jù)需要省去中間的層次，如“一、”后直接用“1．” 。
五、不遵守行文規(guī)則
行文規(guī)則是黨政機(jī)關(guān)行文中必須遵循和執(zhí)行的行為規(guī)范，主要包括堅持公文處理原則、正確處理行文關(guān)系、準(zhǔn)確把握行文方向、以恰當(dāng)?shù)男形姆绞叫形牡?，是公文處理中非常重要、最具實質(zhì)性的內(nèi)容。與之相關(guān)的問題主要有以下三種：
一是越級行文。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不能越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機(jī)關(guān)。而實際工作中，中央和國家機(jī)關(guān)各部門常常會收到市(地)一級工作部門，甚至是縣一級工作部門越級報送的請示或報告，而公文內(nèi)容并不屬于“特殊情況” 。
二是在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。雖然關(guān)于“請示應(yīng)當(dāng)一文一事；不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項”的規(guī)定十分明確，我們時?？吹竭@樣一些公文，標(biāo)題是((××X關(guān)于×X X X X X的報告 ，或是文中有請示的內(nèi)容，或是在正文結(jié)束時寫“特此報告，請批示”。分析其原因，是發(fā)文機(jī)關(guān)想借此“搭車”，讓上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)其請示的事項，或是希望上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給個“批示”，得到“尚方寶劍”。
三是對文中涉及多個部門職權(quán)內(nèi)的事項事先未作協(xié)商取得一致意見，導(dǎo)致實施起來遇到困難或引起部門之間的矛盾。
六、緊急程度濫用
緊急程度是指公文送達(dá)和辦理的時限要求，根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急” “加急” ，如果確實十分緊急，可在信封上標(biāo)注“限時送達(dá)”；電報的緊急程度分四級：“特提”“特急” “加急” “平急”。對于緊急程度的確定，是有一定要求的，如“特提”是指十分緊急必須立即辦理。雖然只是一個小小的要素，如果標(biāo)注不準(zhǔn)確，也可能影響工作秩序。從工作實踐中看，大家對于這個問題反映比較強(qiáng)烈的，不是緊急程度標(biāo)低了，而是標(biāo)高了。如，一般事項的公文被標(biāo)成緊急，緊急事項的公文被標(biāo)成特急，等等。我們時常會聽到值班室或機(jī)要室的同志說，頭一天深更半夜又被叫起來收文了，而所收的文有很多并不需要緊急辦理。究其原因有二：一是領(lǐng)導(dǎo)的原因，不管什么時候也不管什么事，都要求“速辦” ；二是經(jīng)辦人的原因，抱著“把羊趕到別人圈里”的心理，認(rèn)為把“球”踢出去， 自己就踏實了。
七、密級設(shè)定隨意
密級設(shè)定是一件嚴(yán)肅而科學(xué)的事情。 中華人民共和國保密法》明確規(guī)定，屬于國家秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)規(guī)定標(biāo)明密級，不屬于國家秘密的不應(yīng)標(biāo)為國家秘密文件、資料。因此，各級國家機(jī)關(guān)、單位都應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，確定本部門本單位工作中國家秘密范圍及國家秘密事項目錄，并按此對所產(chǎn)生的國家秘密事項設(shè)定密級及保密期限，其中就包括對所擬制的涉密公文進(jìn)行密級設(shè)定。但在實際工作中，我們也發(fā)現(xiàn)一些部門和單位對于公文的密級設(shè)定過于隨意。一方面是有涉密內(nèi)容的公文沒有設(shè)定密級或設(shè)定密級不準(zhǔn)確，這樣容易造成國家秘密的泄露；另一方面是無涉密內(nèi)容的公文卻設(shè)定了密級，不利于政府信息的公開。
八、引文不規(guī)范
主要有三種情況：
一是引用公文標(biāo)題或會議名稱不規(guī)范。引用公文標(biāo)題或會議名稱，在文中第一次出現(xiàn)時，應(yīng)當(dāng)完整， 如果在后面的文中還要提到，可以用“以下簡稱‘X× ×X’”來指代。如：為貫徹落實 中共中央、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)新時期信訪工作的意見 (中發(fā)[2007]5號，以下簡稱“5號文件”)；又如：為貫徹落實 中共中央、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)新時期信訪工作的意見 (中發(fā)[2007]5號，以下簡稱 意見》)。在實際工作中，引用不規(guī)范的情況時有發(fā)生，有的將《中共中央、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)新時期信訪工作的意見》寫成《中共中央、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)新時期信訪工作的意見》，有的寫成“中發(fā)5號文件” 或“中央發(fā)5號文”，殊不知中發(fā)5號文件年年都有，不標(biāo)明年份，就不知道到底是哪一年的5號文件。又如：全國信訪工作經(jīng)驗交流現(xiàn)場會因為是在沈陽召開的，因此我們在口頭上常講“沈陽會議” ，但寫進(jìn)文稿，就必須用規(guī)范的表述方法， 即“全國信訪工作經(jīng)驗交流現(xiàn)場會”(以下簡稱“沈陽會議”)。
二是引用領(lǐng)導(dǎo)同志批示或指示(包括文章)不規(guī)范。引用領(lǐng)導(dǎo)同志批示或指示一般有兩種做法，一種是引原文，這種做法必須忠于原文，完整準(zhǔn)確地引用，不得隨意刪改字詞，包括標(biāo)點(diǎn)符號，而且引文必須用引號引起來。另一種是引用其主要內(nèi)容，這種做法可以是略作刪節(jié)、歸納等相關(guān)的文字處理，不加引號，但必須準(zhǔn)確體現(xiàn)原文的主要精神，不得出于“為我所用”的想法，斷章取義，任意歪曲。
三是引用的文件和法律法規(guī)已失效。如，2000年， 中共中央辦公廳下發(fā)了((中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)<國家信訪局職能配置、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制規(guī)定>的通知 (廳字[200035號)。2009年，國務(wù)院辦公廳下發(fā)了 國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國家信訪局主要職責(zé)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制規(guī)定的通知(國辦發(fā)[2009]22號)。而自((國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國家信訪局主要職責(zé)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制規(guī)定的通知 (國辦發(fā)[2009]22號)下發(fā)即日起，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)<國家信訪局職能配置、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制規(guī)定>的通知 (廳字{：200035號)即已自動廢止。因此，我們在引用時，就不能說“根據(jù)中辦廳字E2000]5號和國辦發(fā)~2009]22號文件賦予國家信訪局的職能” ，只能說“根據(jù)國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國家信訪局主要職責(zé)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制規(guī)定的通知 (國辦發(fā)[20093 22號)賦予國家信訪局的職能”。
九、文字表述不規(guī)范
(一)概念不準(zhǔn)確。如常常見到文稿中有“黨中央、國務(wù)院及各級黨委、政府”這樣的句子，這個表述就不準(zhǔn)確，因為“各級黨委”包括黨的中央委員會， “各級政府”包括國務(wù)院(中央人民政府)。正確的表述應(yīng)該是“黨中央、國務(wù)院及地方各級黨委、政府” 。有的將“信訪工作機(jī)”寫成“信訪機(jī)構(gòu)”， “信訪工作法制化建設(shè)”寫成“信訪法制化建設(shè)” 。曾在某省信訪工作雜志上看到一篇文章的標(biāo)題為《創(chuàng)新信訪機(jī)制，提高工作水平》，這個表述就有問題，主要是前半句“信訪機(jī)制” ，我理解這句話想表達(dá)的是“信訪工作機(jī)制” ，可能是作者為了工整對仗且避免跟后半句中的文字重復(fù)，省略了“工作”兩個字，但這一省略，詞意可就大不一樣了，因為“信訪” 與“信訪工作”是兩個概念， “信訪機(jī)制”與“信訪工作機(jī)制”也相去甚遠(yuǎn)。有時不要小看就一個字，往往就因為一個字，意思就大大不同。如： “校園加固” ，讓人看了直迷糊， “校園”怎么加固?應(yīng)該是“校舍加固” 。還有一篇文稿中有這么一句話“××省政府多次作出批示”，一個機(jī)構(gòu)如何會作出批示?應(yīng)為“××省政府領(lǐng)導(dǎo)多次作出批示” 。在信訪業(yè)務(wù)文稿中，常常有同志把“養(yǎng)老金”寫成“退休工資待遇”。不要小看遣詞造句，這里面大有講究。因為語言文字是有溫度、有感情、有色彩的，不同的文字表述傳遞著不同的情感信息。比如，我們在文稿中寫到信訪群眾，一般情況下應(yīng)該按照信訪條例中的表述，寫成“信訪人” ，這是一種法律定義；或是按照我們通常所說的寫成“信訪群眾”，而不要寫成“訪民”。又如， “群眾來訪”與“群眾上訪” 的表述，雖然只有一字之差，但前者傳遞出我們對群眾反映訴求的歡迎，后者多多少少顯得有點(diǎn)冷漠甚至是“嫌棄”。
(二)常用口徑錯誤。一些專用詞是固定使用的，一旦寫錯，意思就不同了。如對于2010年信訪工作的“三個工作重點(diǎn)” ，有的同志寫成“三個重點(diǎn)工作” 或“三項工作重點(diǎn)” 、“三項重點(diǎn)工作” ，意思就有了偏差。還有一些詞語在使用過程中與時俱進(jìn)，發(fā)生了變化，我們一定要注意到這種變化。如黨的十六大之前，我們使用“有中國特色的社會主義”這個概念，2002年黨的十六大報告中改為“中國特色社會主義”，但2011年7月，我在審核一個材料時發(fā)現(xiàn)，其中還在使“有中國特色的社會主義”。又如，有的機(jī)構(gòu)早已發(fā)生變化，但仍寫舊名稱，如人事部早在多年前與勞動和社會保障部合并為“人力資源和社會保障部” ，但直到現(xiàn)在，仍有同志寫成“人事部”。還有一些口徑是特指的，如“信訪人”，是指來信來訪的群眾，但有些文稿卻用于指信訪干部，如“信訪人精神”。
(三)單位、人員排序混亂。單位和人員如何排序是起草公文時經(jīng)常遇到而又容易搞錯的一個問題。其實，掌握了以下基本原則之后，排序就不是問題了。單位(省份、部委、司局)排序的原則是：先地方后部委；省份按照國家行政區(qū)劃排序，部委按照黨、政、軍、群的順序排列，部委內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)按照三定方案中司局順序排序。人員排序的原則是：根據(jù)不同情況和需要排序，或按職，從高到低；或按姓氏筆畫，從少到多；或按所在部門先后排序。
(四)不注意口頭表達(dá)與書面表達(dá)的不同。口頭表達(dá)通常比較隨意、靈活，顯得生動，書面表達(dá)比較規(guī)范、嚴(yán)格，顯得嚴(yán)謹(jǐn)；一些口頭表達(dá)方式的句子、口氣可以用在領(lǐng)導(dǎo)講話稿中，但不應(yīng)用在正式的文件中。如，講到年份時， 口語有時為圖方便，會說“04年” (讀成“零四年”)， 但寫到稿子里時，就要寫完整，寫成“2004年” ，否則容易造成歧義。比如說“l(fā)1年”，到底是指l1年時間，還是指20l1年年份?這都是不可忽略的細(xì)節(jié)。
(五)詞語搭配不當(dāng)。雖然有些詞的詞意相近，但并不能互相替代。實際工作中，有些同志容易將它們混淆。如： “發(fā)揚(yáng)黨員的模范帶頭作用”。顯然，“作用”是不能“發(fā)揚(yáng)”的，而應(yīng)該說“發(fā)揮”。又如： “在未辦理法定程序的情況下” ，應(yīng)為“在未履行法定程序的情況下”； “加大協(xié)調(diào)’’應(yīng)為“加強(qiáng)協(xié)調(diào)” 或“加大協(xié)調(diào)力度” ；“參觀信訪工作的發(fā)展歷程” ，應(yīng)為“回顧信訪工作的發(fā)展歷程”。
(六)前后表述不一致。如前文講成立“信訪學(xué)會”，后文卻成了“信訪協(xié)會”；前文講“各處”，后文卻成了“各黨支部”。我曾看到一篇文章，其中出現(xiàn)“信訪干部”、 “信訪工作者” 、 信訪工作人員”多種表述；還有一篇文章，區(qū)區(qū)百字就出現(xiàn)了“信訪人、上訪人、上訪群眾、信訪群眾”四種表述。
(七) 易混淆字詞使用錯誤。字詞的誤用是公文寫作中長期存在和普遍存在的“頑疾” ，直接影響到公文的準(zhǔn)確性。諸如“截止”與“截至” ， “做”與“作” ， “必須”與“必需” ，“公布”與“頒布” ， “制定”與“制訂” ， “法制” 與“法治” ， “反應(yīng)” 與“反映” ，“絕不”與“決不”，等等，這些字詞的詞意相近，但又有區(qū)別，使用中的錯誤率相當(dāng)高。如“截止”和“截至” ，這兩個詞都是動詞，都有“到??為止”的意思，但“截止”是終止、結(jié)束的意思，而“截至”大多指一個過程、一件事情暫告一段落，并不是終止或結(jié)束。 “截止”一般用在時間之后，如“展覽到5月30日截止”。“截止”如果用在時間之前，就需要加一個介詞作補(bǔ)語或名詞性詞語加冒號，如“展覽截止到5月30日”或“展覽截止日期：5月30日”?！敖刂痢眲t用于時間之前，不能用在其后，如“截至7月3013，共有5000人參觀了展”，不能寫成“截止7月30日，共有5000人參觀了展覽”。這些都需要我們認(rèn)真加以辨析，從而準(zhǔn)確使用。
(八)錯別字和多字漏字。這是公文審核中最常見的問題。雖然有的文稿已經(jīng)過層層審批，但仍存在明顯的錯別字或多字、漏字。錯別字中，有的是同音字、有的是打錯了字或選錯字。如： “承上啟下”變成“呈上啟下” ； “深受啟發(fā)”變成“身受啟發(fā)” ； “來之不易”變成“來之不宜”； “上下聯(lián)動”變成“上下連動”； “遵照”變成“尊照”；“撫養(yǎng)”變成“扶養(yǎng)” ；“重要組成部分”變成“重要組織部分”；“鮮為人知”變成“顯為人知”。多字、漏字中，有的是修改文稿多刪了或少打了一個字，有的是打字時輸入法有聯(lián)想功能，本來是打一個字，卻出來一個詞。如： “各省、治區(qū)、直轄市” ，少了“自”字； “各項指導(dǎo)標(biāo)任務(wù)落實情況”，多了“導(dǎo)”字； “中央織部'’、“有針對的意見”，分別少了“組”和“性”字。出現(xiàn)這些情況，究其根本原因，主要是擬稿人自身沒有認(rèn)真校對，也反映出一些參與審批的領(lǐng)導(dǎo)沒有嚴(yán)格把關(guān)，相關(guān)的公文審核的規(guī)章制度沒有落實到位。(摘自：秘書工作 作者系國家信訪局機(jī)關(guān)黨委常務(wù)副書記)
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