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信函格式是一種特殊的公文形式?！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）將信函格式、命令（令）格式、紀(jì)要格式并列為三大公文特定格式，以有別于“文件格式”。在實(shí)際工作中，信函格式公文由于其特殊性，在制發(fā)過(guò)程中極易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，在各級(jí)各類(lèi)機(jī)構(gòu)制發(fā)的信函格式公文中，錯(cuò)誤比比皆是，一定程度上影響了公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和嚴(yán)謹(jǐn)性。這些錯(cuò)誤主要有以下幾種形式：

一是選用文種錯(cuò)誤。雖然《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）沒(méi)有對(duì)信函格式適用的公文種類(lèi)作出明確的概念描述和界定，但就目前信函格式的使用情況看，多用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，主要適用的公文種類(lèi)為“函”。除此之外，發(fā)至平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的“意見(jiàn)”“通知”等，也可以使用信函格式。但“請(qǐng)示”“批復(fù)”“報(bào)告”等有著特定行文方向的公文，并不能選用信函格式，諸如“關(guān)于2015年增加人員編制的請(qǐng)示”“關(guān)于×××同志任職資格的批復(fù)”“關(guān)于報(bào)送2016年度工作總結(jié)的報(bào)告”等采用信函格式的公文均為文種選用錯(cuò)誤。另外，在工作實(shí)踐中，有的機(jī)關(guān)單位的一些日常應(yīng)用文體，如“總結(jié)”“計(jì)劃”“啟事”等也套用信函格式，這是不規(guī)范的，諸如把“2016年度黨政工作計(jì)劃”“紀(jì)念中國(guó)共產(chǎn)黨90華誕暨辛亥革命100周年書(shū)畫(huà)名家邀請(qǐng)展展覽啟事”等制發(fā)為信函格式公文，都是不正確的。需要強(qiáng)調(diào)的是，“信函格式”和“函”不能混為一談，“信函格式”指的是公文的外在格式、樣式，是對(duì)公文格式的技術(shù)性要求；“函”指的是公文種類(lèi)，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。兩者是形式和內(nèi)容的關(guān)系，并不是一個(gè)概念。

二是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志錯(cuò)誤。對(duì)于“文件格式”公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，《條例》規(guī)定，一般有兩種方法，一是采用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，二是在發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”二字；聯(lián)合行文時(shí)，可并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，也可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》進(jìn)一步規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色；聯(lián)合行文時(shí)，如同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，要把主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)排列在前。對(duì)于信函格式公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，《條例》沒(méi)有給出明確規(guī)定，《黨政機(jī)關(guān)公文格式》在使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、位置、字體字色方面的規(guī)定與“文件格式”公文一致，稍有不同的是上邊緣至上頁(yè)邊改為30mm，聯(lián)合行文時(shí)只使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。可見(jiàn)，“文件格式”和信函格式在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志規(guī)定上有著細(xì)微差別，信函格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志中無(wú)需加入“文件”二字，上邊緣至上頁(yè)邊距離少了5mm。而在實(shí)際工作中，制發(fā)公文者常常忽略這種差別，而把信函格式公文制作為“文件格式”。常見(jiàn)錯(cuò)誤是在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志中加入“通知”“函件”“文件”等后綴詞，比如，“××局文件”“××廳通知”“××?xí)?huà)院通知文件”“××司局函件”等，這些發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志都是不正確的，須去掉發(fā)文機(jī)關(guān)后的“文件”“通知”“通知文件”“函件”等后綴詞；還有的機(jī)關(guān)單位直接以會(huì)議、活動(dòng)的名稱(chēng)作為發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，比如，把“2016年度最具影響力風(fēng)云人物頒獎(jiǎng)典禮”“2016××省經(jīng)濟(jì)年會(huì)年度峰會(huì)”“2015新技術(shù)國(guó)際發(fā)展趨勢(shì)高層論壇”等作為發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，這也是錯(cuò)誤的，須改用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；還有的字體字色選用錯(cuò)誤，雖然《黨政機(jī)關(guān)公文格式》對(duì)于信函格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志“推薦使用紅色小標(biāo)宋體字”，但在制發(fā)公文的實(shí)踐中，靈活性很小，字色選用黑色、藍(lán)色等，字體選用黑體、楷體等，都會(huì)在視覺(jué)上影響公文的莊重感和嚴(yán)肅性，都是不足取的。

三是紅色雙線(xiàn)錯(cuò)誤。這種錯(cuò)誤比較常見(jiàn)?！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下的紅色雙線(xiàn)上粗下細(xì)，頁(yè)底的紅色雙線(xiàn)上細(xì)下粗。而在公文工作實(shí)踐中，有的把雙線(xiàn)用作單粗線(xiàn)或單細(xì)線(xiàn)；有的把版頭中的雙線(xiàn)用作上細(xì)下粗，把頁(yè)底的雙線(xiàn)用作上粗下細(xì)；在顏色選擇上，有的把紅色錯(cuò)用作黑色、藍(lán)色、紫色；有的只有版頭中加紅色雙線(xiàn)，頁(yè)底無(wú)紅色雙線(xiàn)；有的畫(huà)蛇添足，在頁(yè)底紅色雙線(xiàn)下印制機(jī)關(guān)單位地址、郵政編碼、電話(huà)號(hào)碼、電子郵箱、傳真號(hào)碼等多余信息，與公文的制發(fā)要求不符。

四是份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度等標(biāo)注位置錯(cuò)誤。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，信函格式公文標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度要頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線(xiàn)下，自上而下分行排列。實(shí)際工作中，很多機(jī)關(guān)單位按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》關(guān)于“文件格式”的要求，把這些要素“頂格編排在版心左上角”。

五是發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤。這是最為常見(jiàn)的錯(cuò)誤，錯(cuò)誤的情形五花八門(mén)。其一是標(biāo)注位置錯(cuò)誤。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求，信函格式公文發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線(xiàn)下。但實(shí)際工作中，多編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，并居中排布。很顯然，這是按照“文件格式”規(guī)定標(biāo)注造成的錯(cuò)誤。其二是發(fā)文字號(hào)的各項(xiàng)要素錯(cuò)誤。信函格式公文的發(fā)文字號(hào)要求與“文件格式”相同，“年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)‘〔〕’括入；發(fā)文順序號(hào)不加‘第’字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加‘號(hào)’字”。但在發(fā)文實(shí)際中，多把六角括號(hào)“〔〕”錯(cuò)用為方頭括號(hào)“【】”、圓括號(hào)“（）”、方括號(hào)“［］”、單書(shū)名號(hào)“〈〉”等；有的年份不全，常見(jiàn)錯(cuò)誤是省略了年份中的千位和百位數(shù)字，如把“2016”簡(jiǎn)寫(xiě)成“16”等；有的在發(fā)文字號(hào)中加“字”“第”等嵌入字；有的在發(fā)文字號(hào)中編入虛位，如“協(xié)字〔2016〕05號(hào)”等。這些錯(cuò)誤都是公文制發(fā)人員馬虎粗心、不夠嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真造成的。

此外，標(biāo)題位置也經(jīng)常出錯(cuò)。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，標(biāo)題與其上最后一個(gè)要素相距二行。常見(jiàn)錯(cuò)誤是標(biāo)題與其上最后一個(gè)要素之間沒(méi)有空行。首頁(yè)標(biāo)注頁(yè)碼錯(cuò)誤，《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，“首頁(yè)不顯示頁(yè)碼”，但多數(shù)信函格式公文首頁(yè)顯示了頁(yè)碼。版記錯(cuò)誤，《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，“版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線(xiàn)，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方”，但部分信函格式公文仍在版記中加入印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和分割線(xiàn)，按照“文件格式”來(lái)設(shè)計(jì)版記。

信函格式公文之所以容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，一是因?yàn)椤稐l例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》對(duì)此描述較少，一些描述過(guò)于簡(jiǎn)略，缺乏操作性、指導(dǎo)性；二是與“文件格式”公文相比，信函格式公文不太常用和常見(jiàn)，制發(fā)公文者對(duì)此知之較少；三是因?yàn)橹瓢l(fā)公文者對(duì)《條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》學(xué)習(xí)研究不夠，業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺。為了規(guī)避錯(cuò)誤，增強(qiáng)信函格式公文的嚴(yán)肅性和莊重性，發(fā)揮信函格式公文的實(shí)際效力，需要多措并舉，不斷改進(jìn)公文制發(fā)工作。一是需要做好頂層設(shè)計(jì)，在《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中對(duì)信函格式的各項(xiàng)要素和技術(shù)要求進(jìn)一步細(xì)化、明確，厘清邊界，廓清模糊認(rèn)識(shí)，明確標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)指導(dǎo)性，便于制發(fā)公文者操作和實(shí)踐；二是制發(fā)公文者要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面、深入了解有關(guān)公文處理的各項(xiàng)規(guī)定，熟練掌握信函格式，提高業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，避免低級(jí)錯(cuò)誤的出現(xiàn)；三是以嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的態(tài)度嚴(yán)把公文制發(fā)審核關(guān)，增強(qiáng)責(zé)任心，確保制發(fā)的信函格式公文“零失誤”。

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