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通知是《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的15個法定文種之一，它“適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。”因?yàn)樗m用范圍廣、使用頻率高、在機(jī)關(guān)公文中所占比重大，所以它的制作和處理一直為人們津津樂道，在使用過程中也常常出現(xiàn)這樣那樣的問題。 近日，公選王應(yīng)邀到一單位去作有關(guān)公文寫作與處理的講座，在翻閱該單位歷年的《文件匯編》時，發(fā)現(xiàn)每一份通知的末尾都有一個“特此通知”。那么，該做法是否正確呢？如果欠妥或者不正確又該怎么做呢？

一、標(biāo)注“特此通知”的目的和意義

在長期的公文寫作實(shí)踐中，形成了一些特定用語，這些特定用語絕大多數(shù)是沿襲歷代文言文中的定型詞語形成的，少數(shù)來自現(xiàn)代漢語中相沿成習(xí)的說法，它是公文特有的語言現(xiàn)象，是公文的專業(yè)用語。這些專業(yè)用語的含義是人們所公認(rèn)的。它們言簡意賅、表意準(zhǔn)確、簡潔明快、莊重典雅，恰當(dāng)?shù)丶右允褂茫瑢τ隗w現(xiàn)公文的莊重性和嚴(yán)肅性具有一定的作用。

“特此通知”與“此令”“此告”“請批示”“特此函達(dá)”“望即函復(fù)”“特此通告”“特此批復(fù)”“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)執(zhí)行”等同屬結(jié)束用語。應(yīng)用文中的結(jié)束用語有兩種:一種是沒有實(shí)際意義的，比如書信中跟“此致”連用的“敬禮”，就只是一個敬辭；一種是有實(shí)際意義的，比如公文中的結(jié)束語，或用以表達(dá)愿望，或用以提出要求，或用以重申強(qiáng)調(diào)。

通知中使用“特此通知”這一結(jié)束語，一般有以下作用：

一是表示重視。發(fā)文機(jī)關(guān)在闡述完正文內(nèi)容后，鄭重其事地以“特此通知”結(jié)束全文，表明所通知事項(xiàng)十分重要，發(fā)文機(jī)關(guān)十分重視；同時也是公文莊重性、嚴(yán)肅性的體現(xiàn)。二是表示強(qiáng)調(diào)。《現(xiàn)代漢語詞典》對“特此”的解釋是“公文、書信用語，表示為某件事特別在這里通知、公告、奉告等等”。通知以“特此通知”作結(jié)，不僅表明發(fā)文機(jī)關(guān)很重視，也有提請收文對象予以特別關(guān)注，認(rèn)真貫徹落實(shí)通知事項(xiàng)之意。三是行文結(jié)構(gòu)的需要。公文的結(jié)尾，要求簡明扼要，意盡即止，并注意與開頭相呼應(yīng)。而使用約定俗成、形式固定的公文專用語這種定型式結(jié)尾方式，恰是公文結(jié)尾的一種常見形式。有了“特此通知”，通知就算是有了一個“尾”，文本從結(jié)構(gòu)上也就完整了。

二、“特此通知”使用中的常見問題

“特此通知”在實(shí)際公文活動中的使用，主要存在以下問題：一是濫用。就像公選王所見到的那個單位，每一份通知都用“特此通知”，這里邊極少數(shù)可能是恰當(dāng)?shù)?，大多?shù)可能是多余的。二是位置錯誤。有的置于正文之后下一段的頂格位置，有的置于正文之后下一段居中或靠右的位置，有的甚至置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期的正上方。三是標(biāo)點(diǎn)使用不當(dāng)。“特此通知”后到底用不用標(biāo)點(diǎn)符號，學(xué)術(shù)界爭論很大、莫衷一是，這造成了實(shí)際使用中的嚴(yán)重混亂：有的用標(biāo)點(diǎn)，有的不用標(biāo)點(diǎn)；有的用句號，有的用感嘆號；有的甚至用黑體加以突出。

三、“特此通知”的正確使用

那么，“特此通知”到底該如何使用呢？這里需要弄清楚下面幾個問題。

一是在什么情況下需要使用，在什么情況下不需要使用。簡短明了、精煉準(zhǔn)確，這是公文寫作的基本要求。因此，“特此通知”的使用應(yīng)遵循這樣一條原則：能不用就不用，能少用就少用。一般來說，下面幾種情況不需要使用“特此通知”。

1.印轉(zhuǎn)類通知中一般不用。這里主要是指批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知和印發(fā)、發(fā)布有關(guān)規(guī)章、文件的通知。這類通知講究開門見山、直奔主題、意盡言止，因此無需贅言。例如：

國務(wù)院關(guān)于印發(fā)《國務(wù)院工作規(guī)則》的通知

國發(fā)〔2013〕16號

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：

《國務(wù)院工作規(guī)則》已經(jīng)2013年3月20日召開的國務(wù)院第1次全體會議通過，現(xiàn)予印發(fā)。

　　　　                            國務(wù)院

　　　　　　　                   2013年3月23日

2.正文開頭已經(jīng)寫明了“現(xiàn)將……情況通知如下：”的一般不用。這主要是為了避免前后重復(fù)，同時也為了使行文顯得簡短精要，收到文約而事豐的效果。通知中有這種情況的占絕大多數(shù)，所以絕大多數(shù)通知不用寫特定結(jié)束語。例如：《國務(wù)院辦公廳關(guān)于繼續(xù)做好房地產(chǎn)市場調(diào)控工作的通知》（國辦發(fā)〔2013〕17號）因?yàn)殚_頭有“為繼續(xù)做好今年房地產(chǎn)市場調(diào)控工作，促進(jìn)房地產(chǎn)市場平穩(wěn)健康發(fā)展，經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下：”這樣的表述，所以結(jié)尾再沒有使用也不能使用“特此通知”。

3.通知本身已經(jīng)有了結(jié)尾部分的一般不用。通知的結(jié)束語，除了使用專用術(shù)語“特此通知”外，還常用以下三種寫法。（1）總結(jié)式結(jié)尾：總結(jié)全文內(nèi)容，以深化觀點(diǎn)，加深讀者印象；（2）希望式結(jié)尾：發(fā)出號召，提出希望，展望未來，激勵斗志；（3）說明式結(jié)尾：說明生效與施行時間、適用對象及有關(guān)事項(xiàng)。如果通知已經(jīng)以這幾種方式收束全文，后面就沒有必要書寫“特此通知”了。例如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于2014年部分節(jié)假日安排的通知》（國辦發(fā)明電〔2013〕28號）的結(jié)尾是這樣寫的：節(jié)假日期間，各地區(qū)、各部門要妥善安排好值班和安全、保衛(wèi)等工作，遇有重大突發(fā)事件，要按規(guī)定及時報(bào)告并妥善處置，確保人民群眾祥和平安度過節(jié)日假期。這里采用的就是希望式結(jié)尾，所以后面就不再用特定結(jié)束語了。

除了上面幾種情況外，根據(jù)行文目的和內(nèi)容需要，是可以以“特此通知”作結(jié)的。這種情況下通知的事項(xiàng)相對比較重要，如重要的人事任免、機(jī)構(gòu)調(diào)整、預(yù)算決算執(zhí)行完成情況等；有時，也可能是出于保持公文結(jié)構(gòu)完整的需要而使用。例如：

重慶市人民政府

關(guān)于牟延林等7位同志職務(wù)任免的通知

渝府人〔2006〕24號

各區(qū)縣（自治縣、市）人民政府，市政府各部門：

經(jīng)2006年8月25日市人民政府第80次常務(wù)會議決定：

任命

牟延林為重慶市教育委員會副主任（正廳局級）；

鐘燕為重慶市教育委員會副主任；

張偉、李憲為重慶市監(jiān)察局副局長；

章勇武為重慶市交通委員會副主任（試用期1年）；

陳流汀為重慶郵電大學(xué)校長。

免去

牟延林的重慶文理學(xué)院院長職務(wù)；

陳流汀的重慶市教育委員會副主任職務(wù)；

聶能的重慶郵電大學(xué)校長職務(wù)。

特此通知

                     2015年8月25日

二是“特此通知”當(dāng)標(biāo)注在什么位置。關(guān)于這個問題，目前學(xué)術(shù)界已經(jīng)達(dá)成共識，即標(biāo)注在正文結(jié)束后的下一行前面縮進(jìn)兩個字的位置。其他諸如居中、靠右一側(cè)或置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱正上方都是錯誤的。

三是“特此通知”后標(biāo)點(diǎn)的使用問題。首先要明確的是要不要標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)的問題。關(guān)于這個問題，目前有三種觀點(diǎn)：一種觀點(diǎn)認(rèn)為，不加標(biāo)點(diǎn)是一種習(xí)慣，加上反而不美，理由是公文的落款、成文日期等后面都不加標(biāo)點(diǎn)；一種觀點(diǎn)認(rèn)為，應(yīng)該加標(biāo)點(diǎn)，理由是這是公文的結(jié)束語句，從規(guī)范使用現(xiàn)代漢語的角度講，自然應(yīng)加上相應(yīng)的標(biāo)點(diǎn)；一種觀點(diǎn)認(rèn)為，加不加無所謂，理由是不管加不加都不會因?yàn)榫渥x不明產(chǎn)生歧義，也不會造成閱讀理解上的障礙。盡管這是一個不起眼的小問題，但這個問題不僅涉及公文的規(guī)范化，也涉及語言文字的規(guī)范化，所以應(yīng)該也必須有一個明確的結(jié)論，以消除人們在實(shí)際工作中的困惑。公選王認(rèn)為，還是加上標(biāo)點(diǎn)比較好。理由如下：

一方面，可以借助現(xiàn)代漢語中短語和句子這兩個概念加以說明。黃伯榮、廖序東主編的《現(xiàn)代漢語》指出，短語是語義和語法上都能搭配而沒有句調(diào)的一組詞，是造句的備用單位，大多數(shù)短語加上句調(diào)可以成為句子；句子是具有一個句調(diào)，能夠表達(dá)出一個相對完整意思的語言單位?？梢姡袩o句調(diào)是短語和句子的主要區(qū)別。那么，“特此通知”這個特定結(jié)束語是短語還是句子呢？如果是短語就不需要加標(biāo)點(diǎn)，是句子自然就得加上標(biāo)點(diǎn)?！冬F(xiàn)代漢語詞典》對“結(jié)束語”的解釋是：“文章或正式講話末了帶有總結(jié)性的一段話?！眳切略壬凇豆恼娜卣f與公文正文格式化導(dǎo)論——公文寫作一讀通》中也將結(jié)束語明確地稱為結(jié)束句：“公文中常用‘特此某某’一類結(jié)束句?！薄疤卮送ㄖ睂儆诠牡慕Y(jié)束語，這毫無疑問；同時，它又是作為句子甚至獨(dú)立的段落出現(xiàn)，自然應(yīng)該加上句末標(biāo)點(diǎn)。

另一方面，可以從其他結(jié)束語之后標(biāo)點(diǎn)的使用情況加以說明。公文中除了有許多由單一短語構(gòu)成的特定結(jié)束語之外，還有不少由兩個短語或分句構(gòu)成的特定結(jié)束語，比如“以上請示妥否，請批示”“當(dāng)否，請批復(fù)”“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)……貫徹執(zhí)行”“妥否，請予函復(fù)”等等。實(shí)際工作中，這些結(jié)束語后面都是加了標(biāo)點(diǎn)的，兩個短語或分句間加逗號，句末加句號。這既符合語言規(guī)范化的要求，也成為一種習(xí)慣做法，大家一般都沒有異議。既然這些結(jié)束語后面可以而且應(yīng)該加標(biāo)點(diǎn)，那么“特此通知”的后面為什么不加呢？加上又有什么不好呢？難道真像有些學(xué)者說的那樣加個標(biāo)點(diǎn)就不簡潔了嗎？

在明確了“特此通知”后面要不要加標(biāo)點(diǎn)這個問題后，還要解決加什么標(biāo)點(diǎn)的問題。我們知道，句子分陳述句、疑問句、祈使句和感嘆句，句末標(biāo)點(diǎn)一般使用句號、問號或感嘆號?！疤卮送ㄖ焙竺媸褂脝柼栵@然不妥，因?yàn)樗鼪]有任何疑問的成分，因此就只能使用句號或感嘆號了。而實(shí)際工作中，人們的困惑就在于使用句號還是感嘆號。公選王認(rèn)為，“特此通知”之意為“特別在這里通知一下”或“特地在這里加以通知”，它是不帶有濃厚感情色彩的——帶有濃厚的感情色彩也不符合表達(dá)的要求，所以使用句號比較適宜。實(shí)際工作中，許多單位的公文其實(shí)也是這么標(biāo)的。

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