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“沒有聯(lián)系人！這個件該問誰?。俊鞭k公廳（室）文秘部門的很多同志在工作中都曾有過這樣的抱怨。辦公廳（室）日常公文往來頻繁，在辦理過程中經(jīng)常需要溝通、咨詢和協(xié)調(diào)，公文中如果沒有留下承辦人員聯(lián)系方式，就會給公文處理工作帶來諸多不便。

雖然《黨政機關(guān)公文處理工作條例》沒有對是否附注聯(lián)系方式提出硬性要求，但從工作實際出發(fā)，對適合的文種，準確地附注聯(lián)系方式十分必要。

1、為什么要附注聯(lián)系方式

通過聯(lián)系方式，與來文單位承辦人員充分有效地溝通，有助于公文運轉(zhuǎn)高效有序、辦理準確得當，具體可歸納為“四個有利于”。

一是有利于準確把握公文主旨。公文應(yīng)當莊重平實、嚴謹規(guī)范、簡潔明了，但也有一些公文表述含糊、模棱兩可、甚至引發(fā)歧義，這就需要與來文單位公文承辦人員充分溝通，以準確了解行文背景和深層意圖。

二是有利于提高效率。文秘部門作為辦公廳（室）的“窗口”單位，事情多、任務(wù)重。公文中附注了聯(lián)系方式，如果對文字內(nèi)容、格式要素存在疑問，就能夠有效溝通并得以解決，在一定程度上可以縮短公文辦理時間。如果遇到重大突發(fā)事件，第一時間與承辦人員取得聯(lián)系，就能夠及時掌握第一手信息和事件最新進展，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。否則，幾番周折，容易誤時、誤事。

三是有利于控制知悉范圍。涉密公文的辦理，應(yīng)嚴格保密，包括文件的標題和關(guān)鍵詞等。特別是一些密級較高的公文，如沒有留下聯(lián)系方式，需要溝通時，只能在來文單位中反復詢問公文辦理部門和承辦人員，在找尋過程中，為準確定位，難免會對文件內(nèi)容有所提及，無形中擴大了公文知悉范圍，增加了泄密風險。

四是有利于增強責任意識。強調(diào)在公文中留下聯(lián)系方式，承辦人員作為責任人之一，就會在起草、校對、核發(fā)等文件制發(fā)前的各個流程和環(huán)節(jié)更加認真負責，一定程度上能夠倒逼公文質(zhì)量提高，降低出錯率。

2、什么樣的公文需要附注聯(lián)系方式

筆者認為，在黨政機關(guān)公文中需要附注聯(lián)系方式的大體有三類。

一是請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。例如下級機關(guān)請示的重大問題、需要幫助解決的困難、批準職權(quán)范圍以外的業(yè)務(wù)等諸多事項，在辦理過程中，涉及文種使用、行文規(guī)則，所請示事項的合法、合規(guī)、合理性，以及歷史沿革、背景資料等情況，勢必會有很多問題需要溝通聯(lián)系。

二是報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、回復上級機關(guān)的詢問等。雖然大多數(shù)常規(guī)性報告無需溝通，但對公文中出現(xiàn)的表述有誤、提法不妥、錯字別字、要素不全、格式不準等問題，在不影響運轉(zhuǎn)時效的前提下，受文單位文秘人員應(yīng)當嚴格把關(guān)，聯(lián)系來文單位承辦人員，告知錯情并請予修改，以維護公文的規(guī)范性、準確性和嚴肅性。

三是函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函作為常用文種，廣泛用于申請、咨詢、洽談、通知、答復等業(yè)務(wù)。因機關(guān)之間不相隸屬、業(yè)務(wù)沒有交集，僅就某事偶有聯(lián)系，難免會受行業(yè)知識缺乏、背景成因不明影響，需要進一步溝通交流，弄清情況。為避免跨部門找尋承辦人員耗費不必要的時間和精力，此類函件更應(yīng)留下聯(lián)系方式。

3、哪些同志應(yīng)作為聯(lián)系人

作為公文聯(lián)系人要熟悉各方面情況，在接受咨詢時，能夠答得上來、講得明白。但在實際工作中，有些公文所留聯(lián)系人是參與公文某一方面工作的干部，對文件整體情況掌握不全、了解不深。更有甚者，所留聯(lián)系人是單位里負責文件印制的職工，回答提問更是無從談起。

針對上述情況，若條件允許，應(yīng)留兩位聯(lián)系人，前者應(yīng)是承辦部門主要負責同志，后者是具體承辦人員。如此，遇到問題，可以視情況有針對性地聯(lián)系，避免承辦人員反復請示耽誤時間、延誤進展。再者，可以防止因某一位同志聯(lián)系不暢影響公文運轉(zhuǎn)。

此外，作為聯(lián)系人要保持通信暢通。通常講，應(yīng)在文尾將辦公電話號碼和個人手機號碼同時標明。但實際工作中，往往未標明聯(lián)系人手機號碼，有的是承辦人員認為標注私人電話，顯得公文不太正式，也有一些承辦人員不愿在八小時以外被打擾。其實，留下私人電話，不僅方便聯(lián)系、利于工作，也能體現(xiàn)該同志的敬業(yè)程度、責任意識和擔當精神。

4、聯(lián)系方式在公文中的位置

《黨政機關(guān)公文格式》國家標準規(guī)定：附注居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

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