1.何時(shí)不宜打電話?
匯報(bào)工作并不意味著所有的事情都要打電話,很多時(shí)候不急的事情可以通過微信或發(fā)短信的方式溝通。
以下情況要注意不能打電話:
(1)午休時(shí)間(13:00~14:00)。如果沒有特別重要的事情,這個(gè)時(shí)段最好不要打電話。
(2)知道對(duì)方在參加重要會(huì)議時(shí)。萬一對(duì)方忘了將手機(jī)開到靜音或者關(guān)機(jī),鈴聲一響,會(huì)影響整個(gè)會(huì)場(chǎng)的氣氛。
在這兩種情況下,要將重要且急需處理的問題提前編成微信或短信,發(fā)送給對(duì)方。編輯時(shí)要注意:
一是簡(jiǎn)潔明了,突出問題如何解決;
二是表達(dá)事情要分層次,可以分為幾個(gè)小點(diǎn)分項(xiàng)表述,最后給出請(qǐng)示事項(xiàng)。
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2.哪種事情必須要打電話?
(1)遇到特別重要或者突發(fā)事件,需要馬上匯報(bào)或溝通。
(2)領(lǐng)導(dǎo)急于了解和掌握的情況,或事先交代過的事情,必須在知道情況后盡快打電話報(bào)告。
3.匯報(bào)問題要簡(jiǎn)潔
匯報(bào)工作,特別要注意節(jié)約時(shí)間、思路清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔,事前一定要打好腹稿,分好層次,不要眉毛胡子一把抓。如果實(shí)在沒有經(jīng)驗(yàn),可以按照“結(jié)果、緣由、經(jīng)過”的思路進(jìn)行表述,這樣能讓對(duì)方第一時(shí)間弄清你想表達(dá)的重點(diǎn)。
4.匯報(bào)問題要客觀
由于是電話匯報(bào),語(yǔ)氣一定不能夠太急躁,要尊重客觀事實(shí),不能夠添油加醋,當(dāng)涉及某個(gè)事情的發(fā)展?fàn)顟B(tài)時(shí),要就事論事,不能隨意評(píng)價(jià)他人。
5.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)最好復(fù)述一遍
一般需要電話請(qǐng)示的事情,都是重要的事情。由于沒有面對(duì)面交流,你最好復(fù)述一遍領(lǐng)導(dǎo)說過的重要內(nèi)容。不要因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)很著急就匆忙掛電話,如果你沒有正確理解反而會(huì)弄巧成拙。當(dāng)然,如果領(lǐng)導(dǎo)有很急的事情,不便再接聽電話,可以再編發(fā)一條短信以確認(rèn)有關(guān)事項(xiàng)。
6.匯報(bào)特別重要的事情應(yīng)該面談
在工作當(dāng)中,有些特別重要或機(jī)密的事情,要通過面談的方式來解決。除此之外,自己做錯(cuò)的事情要當(dāng)面進(jìn)行自我批評(píng),表明自己的態(tài)度。
7.盡量不要先掛電話
這是一個(gè)看似簡(jiǎn)單的細(xì)節(jié),但卻是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。特別是當(dāng)你主動(dòng)給他人打電話時(shí),盡量不要先掛電話。
這樣做有兩個(gè)原因:
一是對(duì)方可能需要對(duì)剛剛溝通的內(nèi)容作補(bǔ)充,如果你先掛斷電話,對(duì)方又想起了其他內(nèi)容,會(huì)來不及講;
二是聽到你匆匆掛斷電話,電話那頭傳來一片忙音,會(huì)顯得沒有禮貌。
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