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匯報(bào)文稿在政府機(jī)關(guān)工作中經(jīng)常被使用，但是匯報(bào)文稿在許多書本中都沒有涉及。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，有的秘書在為領(lǐng)導(dǎo)寫匯報(bào)稿時(shí)，路數(shù)不明，條理不清，經(jīng)常犯一些常規(guī)性的錯(cuò)誤。在這里，我僅談一下自己的一些觀點(diǎn)，供各位同仁參考。

匯報(bào)文稿的結(jié)構(gòu)大體可分三大部分：

第一部分是導(dǎo)語和本地的基本概況；

第二部分是主體，主要介紹上級領(lǐng)導(dǎo)或外地領(lǐng)導(dǎo)來檢查、學(xué)習(xí)的有關(guān)工作開展情況及成績；

第三部分是存在的問題和今后打算。

一般的匯報(bào)文稿通常都要簡單介紹本地區(qū)的一些基本情況，因?yàn)檫@是上級領(lǐng)導(dǎo)、外地領(lǐng)導(dǎo)來檢查、學(xué)習(xí)的，有的秘書常會這樣寫：“我縣轄21個(gè)鎮(zhèn)，一個(gè)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，300個(gè)行政村(居)。”這句話乍看沒有毛病，但仔細(xì)認(rèn)真的分析一下，就會產(chǎn)生歧義，因?yàn)檫@樣說有兩種理解，一種理解是：我縣轄21個(gè)鎮(zhèn)，一個(gè)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，除此以外，還直轄300個(gè)行政村(居)。另一種理解是：我縣轄21個(gè)鎮(zhèn)，一個(gè)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，共有300個(gè)行政村(居)，這300個(gè)行政村(居)是在各鎮(zhèn)(區(qū))的管轄范圍內(nèi)的。因此我們在寫匯報(bào)文稿介紹地方情況時(shí)，一定要表述清楚。如果這個(gè)縣共有300個(gè)行政村(居)那就應(yīng)當(dāng)寫成：“我縣轄21個(gè)鎮(zhèn)，一個(gè)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，共有300個(gè)行政村(居)”。

文章合為時(shí)而作，為事而著。一般的匯報(bào)稿中不大涉及到對某項(xiàng)活動的認(rèn)識和意義，但有的匯報(bào)稿中必須要有。

例如某縣創(chuàng)建國家級生態(tài)示范區(qū)，各項(xiàng)工作基本到位，后來省里領(lǐng)導(dǎo)專家下來驗(yàn)收時(shí)，這個(gè)縣的領(lǐng)導(dǎo)在匯報(bào)中未涉及到對這項(xiàng)工作的認(rèn)識．結(jié)果省里領(lǐng)導(dǎo)專家認(rèn)為創(chuàng)建生態(tài)示范區(qū)的匯報(bào)文稿立意不高，結(jié)構(gòu)不好。省里領(lǐng)導(dǎo)專家認(rèn)為，通過這個(gè)縣的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，可以看出這個(gè)縣的領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的認(rèn)識，如果連一個(gè)縣的領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作都認(rèn)識不清，就可以看出他對這項(xiàng)工作的重視程度不夠，還可以反映這項(xiàng)工作在群眾中的知曉率也不夠。

在匯報(bào)時(shí)，往往對某項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)，而有的秘書常會寫到“今年以來……”，而每年春節(jié)前已經(jīng)到了次年的元月份、二月份，這個(gè)“今年以來”就犯了一個(gè)常識性錯(cuò)誤，沒有注意到公歷與農(nóng)歷的時(shí)間差，作為文稿，在未特別注明情況下，是以公歷來計(jì)時(shí)的。因此我們在為領(lǐng)導(dǎo)寫匯報(bào)文稿時(shí)，一定要注意這個(gè)問題，完全可以注明“2005年以來”或“2006年以來”而不用“去年以來”、“今年以來”，這樣容易引起誤解。

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